Pour réussir une demande de subvention, constituer un dossier complet et convaincant ne pourra qu’augmenter les chances de voir votre association se faire confier de l’argent public. Comment remplir au mieux le dossier unique ?
Au préalable de la demande de subvention
Pour bénéficier d’une subvention, vous devez disposer d’un numéro SIRET. Si vous n’en avez pas, il vous faut le demander à la direction régionale de l’Insee. Cette démarche est gratuite. Vous devez également disposer d’un numéro RNA (Répertoire national des associations), ou à défaut, du numéro de récépissé en préfecture. Le numéro RNA est attribué à l’occasion des démarches d’enregistrement de création ou de modifications en préfecture (hors Alsace-Moselle). Ces deux références constituent vos identifiants dans vos relations avec les services administratifs.
Quel dossier utiliser ?
Le dossier unique de demande de subvention peut être rempli directement en ligne : le formulaire Cerfa n° 1256*04 – disponible sur le site www.servicepublic.fr. Il s’applique aux services de l’État et aux établissements publics et, s’il n’est pas obligatoire pour les demandes de subvention aux collectivités territoriales (communes, agglomérations, conseils départementaux et régionaux), celles-ci sont néanmoins invitées à l’utiliser. C’est à l’association de déterminer à quel financeur public elle va s’adresser, il est donc prudent de vérifier que le service auquel vous vous adressez accepte le Cerfa 12156*04 ou si la collectivité possède son propre dossier ou des procédures différentes. Une subvention n’étant pas un droit, il faut rédiger le dossier dans une perspective de communication. Il peut aussi être utile de le faire relire avant l’envoi par quelqu’un qui connaît peu – ou pas – votre association.
Quatre fiches à remplir
Le formulaire Cerfa n° 1256*04 comporte 4 fiches : une présentation de l’association ; le budget prévisionnel ; une description du projet et les attestations sur l’honneur.
1. Présentation de l’association
Cette « fiche d’identité » permet de montrer l’existence légale de l’association, son utilité sociale, les moyens humains qu’elle mobilise et de prouver que l’association poursuit un but d’intérêt général au service d’un certain public.
– Objet : c’est le but de l’association tel qu’il est mentionné dans les statuts.
– Activités principales réalisées : ce que fait concrètement votre association, en privilégiant ce qui présente une utilité sociale (liste des activités qui y contribuent).
– Identités et adresses des structures relevant du secteur marchand avec lesquelles l’association est liée : à renseigner seulement si l’association a été créée par une entreprise ou a créé une entreprise en lui transférant des activités. Attention, si la subvention est utilisée par une société à but lucratif, c’est illégal.
– Volontaires : bénévoles indemnisés (par exemple les personnes effectuant un « service civique » dans votre association).
– Renseignements concernant les ressources humaines : indiquer les rémunérations et avantages en nature pour les trois plus hauts cadres dirigeants bénévoles et salariés si le budget annuel de l’association est supérieur à 150 000 euros et qu’elle reçoit une ou plusieurs subventions de l’État ou d’une collectivité territoriale, dont le montant est supérieur à 50 000 euros (Art. 20 de la loi n° 2006-586 du 23 mai 2006 relative à l’engagement éducatif).
2. Budget prévisionnel de l’association
Le budget prévisionnel est une projection comptable : l’ensemble des charges (dépenses) et des produits (recettes) que vous prévoyez pour l’année N+1.
– Le budget doit être présenté en équilibre : le total des charges doit être équivalent au total des produits ;
– Le montant de la demande de subvention sollicitée doit se trouver dans le budget prévisionnel.
Cela montre au financeur que vous avez besoin de sa contribution financière pour équilibrer votre budget ;
– Les « contributions volontaires ». L’imprimé comprend les comptes 86 et 87 avec en particulier le bénévolat.
Si l’association s’est engagée dans une procédure de valorisation comptable du bénévolat, il est intéressant de présenter ces données en « charges » (personnel
bénévole) et en « produits » (bénévolat).
3. Description du projet
Les financeurs ont tendance à soutenir une ou plusieurs actions de l’association qui correspondent à une politique publique, un programme ou un appel à projets.
L’association a tout intérêt à choisir dans ses activités un ou des projets qui correspondent aux priorités du financeur.
– Il faut élaborer une fiche par projet et les remplir dans la logique classique de présentation d’un projet (besoins, objectifs, public, moyens, lieu, durée, etc.)
– Méthode d’évaluation et indicateurs choisis. Si un dispositif sophistiqué d’évaluation n’est pas toujours nécessaire, choisir un minimum d’indicateurs peut montrer que vous vous souciez des résultats de votre action. On distingue généralement trois familles : les indicateurs de réalisation pour mesurer la mise en place de l’action et le travail réalisé ; les indicateurs de résultat pour évaluer les effets d’une action ; les indicateurs d’impact pour les retombées globales, les conséquences de l’action à moyen et long terme. Ce travail vous sera utile pour vous préparer à renseigner le compte rendu de l’utilisation de la subvention à retourner après la fin du projet (à fournir avant toute nouvelle demande de subvention).
– Le budget prévisionnel de l’action permet de traduire financièrement le projet envisagé. Il présente les dépenses et les ressources escomptées par la mise en œuvre du projet. Attention au ratio « subvention demandée/ coût de l’action » : les financeurs apprécient que l’effort financier soit partagé entre plusieurs contributeurs (autofinancement, dons, vente de services…).
4. Déclaration sur l’honneur
– Cette fiche permet au représentant légal de l’association ou à son mandataire de s’engager sur la véracité des informations fournies dans le dossier et de préciser le montant de la demande de subvention. La demande ne sera prise en compte que si cette fiche est complétée et signée.
– La case à cocher, relative au montant d’aides publiques reçues au cours des trois derniers exercices fiscaux, ne conditionne pas l’attribution ou non d’une subvention.
Attention, un compte rendu financier doit être déposé auprès de l’autorité administrative qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée ! (Cerfa n° 15059)
