Selon une récente étude du cabinet de conseil Mazars, un salarié recevrait en moyenne 144 mails professionnels par semaine. Le chiffre monte à 200 messages à traiter pour les dirigeants. Pour ne pas être submergé par sa boîte mail, quelques mesures s’imposent.
« Essayez d’imaginer chaque jour combien de mails entrent et sortent de votre boîte aux lettres. Maintenant, imaginez combien de temps cela vous prend pour gérer un seul mail et faites le calcul… » L’exercice, régulièrement proposé par Julien Estier en formation, est vertigineux. Pour une hypothèse basse de 60 mails traités en 2 minutes en moyenne, on monte vite à 2 ou 3 heures par jour, en prenant en compte les temps de déconcentration et de reconnexion. Mais pour être plus efficace, cet expert, spécialisé en efficacité professionnelle, a créé une méthode pour piloter sa boîte mail.
Se poser les bonnes questions
Avant de prendre de bonnes habitudes, le spécialiste invite chacun à s’interroger. « Les derniers chiffres montrent que 62 % des Français consultent leurs emails en vacances. Mais quel signal envoie-t-on en se rendant ainsi sans cesse disponible, sans parler des problématiques environnementales ? » Pour reprendre le contrôle de sa boîte mail professionnelle, il faut d’abord lâcher un peu prise sur l’outil… pour mieux l’utiliser.
Changer sa façon de classer ses mails
D’expérience, Julien Estier distingue deux profils : les « archivistes professionnels » qui créent des dizaines de dossiers et de sous-dossiers, et d’autres qui préfèrent laisser défiler le flux et retrouver des mails grâce à la fonction recherche. Or, aucun des deux ne permet de hiérarchiser ses messages ou de gérer son temps. « Ma méthode consiste à piloter l’intégralité de sa boîte mail avec quatre dossiers et aucun sous-dossier : un dossier Agir dans lequel on met tous les messages sur lesquels on doit exécuter une action ; un deuxième dossier où on met les messages À lire, qui ne nécessitent pas de réponse ; un troisième En attente de réponse réunit les messages envoyés et dont il est indispensable de surveiller la réponse. Enfin, un quatrième dossier est dédié à l’archivage. »
Ajouter des indicateurs de priorité
Mais l’intérêt de cette méthode repose surtout sur une deuxième action combinée. « On crée aussi des icônes dans le bandeau d’Outlook, par exemple, pour les appliquer à chaque message. » L’idée est de gérer ses priorités avec des intitulés du type top 45 (à traiter dans les premières minutes de ma journée), à faire aujourd’hui, à faire cette semaine, à planifier, à synchroniser avec l’équipe, etc. « Grâce à ces réglages, quand vous cliquez dans le dossier Agir, vous avez immédiatement de la visibilité sur les messages à traiter en urgence sans être tenté de répondre à un mail moins important. Tout l’intérêt de cette méthode consiste à traiter les messages non pas par thématique mais par priorité. Et cela change tout ! »
Structurer sa journée
Autre bonne pratique : se réserver un nombre de plages limitées dans la journée pour traiter ses messages. « Dans mon cas, il y en a cinq par jour, poursuit Julien Estier. Deux plages, en arrivant et en début d’après-midi, sont dédiées aux messages urgents. Une troisième sera pour les messages à traiter dans la journée. Mais je peux dédier les deux autres à d’autres sujets comme mes messages en attente de réponse, des mails juste à lire, des choses à faire dans la semaine… »
Bien configurer sa messagerie
Ultime recommandation : cette méthode implique de compartimenter les mails privés et les mails professionnels. Elle sera aussi plus efficace si sa messagerie est bien configurée. « Sur [une messagerie comme] Outlook, il y a plein de fonctionnalités incroyables qu’on n’utilise pas. Par exemple, il y a une fonction qui permet de choisir que mon interlocuteur réponde à toute une équipe sans la mettre en copie dans le message initial, résolvant ainsi ces messages où la terre entière est en copie. Il y en a une autre, intéressante quand on est de retour de vacances, qui permet de distinguer les messages dont on est l’unique destinataire des messages où d’autres sont en copie. Pour les spams, il existe des niveaux de filtres… Si on utilise tous ces conseils, reprendre le contrôle de sa boîte mail devient possible, plus simple qu’on ne le pense, et ça change tout. »
