En temps normal, c’est un rendez-vous déterminant qui permet d’exposer les orientations à venir. Dans la conjoncture qui prévaut aujourd’hui, il revêt une importance particulière. Quelques axes de réflexion pour bien gérer la réunion de rentrée.
Bien gérer la réunion de rentrée… si spéciale cette année
Comme beaucoup de manageurs, Karine Delannoy, secrétaire générale chez CTN France, ne nie pas l’évidence. Elle se réjouit de retrouver ses collaborateurs qui, comme elle, sortent de mois compliqués. « Il y a eu le confinement, une période de crise, des inquiétudes, puis des vacances un peu improvisées que l’on n’a peut-être pas complètement choisies, confie-t-elle. Beaucoup de collaborateurs ne se sont pas vus depuis plusieurs semaines. Mais le moment est venu, on l’espère, de tourner la page, de fédérer le collectif et de redynamiser les équipes.»
Une organisation pratique à anticiper
Idéalement, tous vont se retrouver au siège, mais avec le maintien de certaines mesures sanitaires et des gestes barrières, il faudra sans doute s’adapter. Avec plus de cent collaborateurs, Karine Delannoy va privilégier les réunions par service. « Cela nous permettra de réunir quinze à vingt personnes dans des pièces assez grandes sans avoir à porter de masque, pour pouvoir libérer la parole. »
Et pas question d’oublier qui que ce soit : « Il est possible que certains restent en télétravail et ne puissent se déplacer. Dans ce cas-là – comme nous l’avons déjà fait –, nous prévoirons un écran pour que les absents puissent interagir en visioconférence. »
Envoyer l’ordre du jour une semaine à l’avance
Une réunion, pour être efficace, requiert un minimum de préparation.
Pour que les collaborateurs participent de façon pertinente, il faut qu’ils aient connaissance de l’ordre du jour, par exemple une semaine avant. Il est essentiel qu’ils puissent préparer leur éventuelle intervention
Les points abordés devront, en outre, tenir compte du contexte. « L’idée va être d’expliquer les enjeux à venir et de présenter une stratégie claire, poursuit la secrétaire générale. Les manageurs doivent dire où ils emmènent leurs collaborateurs. Ils devront aussi présenter les mesures envisagées en cas de nouvelle vague de la pandémie à l’automne. Chacun doit pouvoir se projeter. »
Bien gérer la réunion de rentrée, c’est bien gérer son temps
Autre point de vigilance : la gestion du temps lors de la réunion. Une donnée plus importante qu’à l’accoutumée. « En temps ordinaire , on parlerait du climat social pendant cinq minutes, avant d’entrer dans le vif du sujet. Cette année, il faut prévoir un bon quart d’heure pour parler des vacances, se demander comment l’on va et retrouver une certaine convivialité », préconise Karine Delannoy. Place, ensuite, à l’ordre du jour. Dans l’idéal, quarante-cinq minutes devraient y suffire, avant un nouveau temps plus informel. Quand tout est terminé, « on peut prévoir un moment de détente, autour d’un café et de quelques viennoiseries ».
Pourquoi ne pas commencer ou finir par un quiz ?
Notre experte livre une idée astucieuse pour retrouver au plus vite la convivialité d’avant, à mettre en place avant, ou après la réunion. « Trois jours avant le jour J, demandez à vos collaborateurs de venir avec un objet ou une photo qui leur rappelle leurs congés. Ainsi, chacun pourra deviner qui a fait quoi. » Sourires et cohésion d’équipe garantis !
