Préparation et écoute sont nécessaires pour recadrer un salarié de manière fructueuse. Il importe d’abord de chercher à comprendre pourquoi le problème est survenu.
Exercice souvent redouté par les manageurs, l’entretien de recadrage est parfois nécessaire et, bien mené, est bénéfique au salarié. « Toute personne, pour pouvoir travailler en harmonie, a besoin de repères et de savoir ce qu’on attend d’elle », souligne Christine Benoît, auteure de Recadrer sans démotiver, comment renouer le dialogue entre un collaborateur et l’entreprise ?
Lorsqu’un membre de son équipe adopte des comportements inappropriés, accumule les retards ou si ses résultats ne sont pas ceux attendus, il est du rôle du manageur de réagir. Mais le recadrage doit être fait dans un esprit d’écoute et sans humiliation, au risque de voir le salarié perdre toute motivation. Voici les principes à respecter.
Ne pas improviser pour recadrer un salarié
Réagir à chaud, c’est risquer de laisser ses émotions prendre le dessus. Mieux vaut organiser un entretien en tête à tête avec le salarié concerné. Et bien le préparer. Le manager peut ainsi rassembler les éléments permettant d’exposer le problème, consulter le règlement intérieur ou la fiche de poste du salarié pour s’assurer que ses reproches sont bien fondés, mais aussi réfléchir à son propre rôle.
S’il y a un dysfonctionnement, le manager doit s’interroger sur sa propre pratique, se demander s’il a correctement intégré la personne, s’il lui a bien donné le cadre et les moyens dont il avait besoin
Exposer la situation sans jugement
Au cours de l’entretien, le manager doit exposer le problème en restant factuel. « Il peut dire “j’ai constaté que” et toujours s’appuyer sur quelque chose de concret », suggère la spécialiste. L’erreur serait de généraliser, de dire au salarié qu’il est « toujours » en retard ou de s’appuyer sur des on-dit.
Il est également important, pour le manageur, de rappeler pourquoi il tient à faire cesser le dysfonctionnement en expliquant les conséquences du comportement problématique du salarié, son impact sur le reste de l’équipe.
L’écoute, indispensable pour recadrer un salarié
Il faut ensuite poser des questions ouvertes au salarié, lui donner l’opportunité d’exprimer son ressenti et ses difficultés. Car l’objectif est de chercher à comprendre pourquoi le retard se produit ou pourquoi le travail demandé n’est pas fait. Peut-être que le problème ne dépend pas de sa volonté. « Au lieu d’accuser, de juger, l’idée est vraiment de demander : qu’est-ce qui se passe ? », insiste Christine Benoît.
Si le salarié semble de mauvaise foi, inutile de s’emporter, mieux vaut partir de ses arguments. S’il affirme, par exemple, que la tâche non réalisée n’est pas utile, lui dire que l’on entend son point de vue, mais lui réexpliquer pourquoi on a besoin qu’elle soit accomplie.
Dégager des solutions
La discussion doit permettre d’élaborer des solutions en commun et de trouver un accord pour faire cesser le dysfonctionnement. Cela peut passer par le fait de revoir ensemble les priorités des missions confiées au salarié, lui fournir des moyens supplémentaires, décaler l’horaire d’une réunion à laquelle il n’a objectivement pas les moyens d’être à l’heure ou au contraire obtenir son engagement d’y être à temps, parce qu’il a compris l’importance que cela avait.
Un suivi peut ensuite être nécessaire. « S’il est décidé d’envoyer le salarié en formation pour qu’il puisse faire ce qui lui est demandé, il faut faire un point avec lui, à l’issue de la formation, pour voir ce que cela lui a apporté », illustre Christine Benoît. Et si, une fois le cadre reposé et malgré les engagements respectifs pris, le problème persiste, il faut alors changer de registre et envisager de prendre des sanctions.
