Plébiscitées par ceux qui les utilisent, les cartes mentales restent parfois un mystère pour les autres. Le mind mapping constitue pourtant une ressource utile en entreprise, à aborder par étapes.
1 Savoir ce qu’est (exactement) le mind mapping
Visuellement, c’est un schéma avec un centre, une arborescence, des couleurs, des mots-clés. La mind map se traduit en français par « carte mentale ». « Beaucoup d’entre nous en auront vu chez leurs enfants, car c’est une méthode de plus en plus utilisée dans le domaine de l’éducation, explique le formateur Xavier Delengaigne, auteur du guide Manager avec le Mind Mapping (ed. Dunod). C’est aussi dans l’air du temps avec le développement de pratiques comme le “sketch noting”, une prise de note visuelle qui mélange le texte l’image, ou le recours à la facilitation graphique pour éclairer certaines réunions. »
2 Voir son utilité en entreprise
Selon notre expert, le mind mapping peut s’appliquer à 99 % des situations en entreprise. « C’est tout à fait pertinent pour tout ce qui touche à la gestion de projet, dans une phase exploratoire. C’est utile en démarche qualité, pour la gestion des risques ou encore pour cartographier des procédures informatiques. Enfin, c’est un outil utile de prise de décision pour avoir une vision globale en un coup d’œil. »
Objectif : « cartographier » des enjeux. Le procédé est donc recommandé en « phase exploratoire » pour poser ses idées, comme une forme de « brainstorming ». « De plus en plus, c’est un outil visuel qui remplace les vieux Powerpoint, mais ce n’est pas son intérêt premier. » Le plus intéressant reste le processus d’élaboration de la carte.
3 Comprendre cet outil pour animer une réunion
« Ce qui marche bien, c’est de la concevoir collectivement, poursuit Xavier Delengaigne. On peut présenter l’ordre du jour sous forme de « carte mentale », puis créer sa propre carte à partir de la problématique proposée. »
Une structure peut être projetée au mur ou sur un écran partagée puis complétée à plusieurs. « Le processus est plus stimulant pour nos cerveaux qui ne sont pas “linéaires” ». C’est pourquoi la carte mentale est souvent appelée carte « heuristique ».
4 S’emparer du mind mapping pour mieux manager
En gestion de projet, notre spécialiste appelle cela l’ « effet Ikea ». Car quand on monte quelque chose, seul ou à plusieurs, il paraît qu’on l’aime plus, quelle que soit sa position au départ. « Concrètement, on adhère plus à ce que l’on fait. En conduite de changement, c’est intéressant pour embarquer tout le monde. Cela aide aussi à construire une stratégie à plusieurs. » Mais un n+1 peut aussi utiliser une carte mentale pour fidéliser ou recruter un collaborateur.
C’est assez intéressant pour définir ou revoir une fiche de poste. En listant ce qu’un salarié fait au quotidien, vous pouvez identifier certains déséquilibres ou besoins par exemple
5 Et surtout… se lancer
D’expérience, Xavier Delengaigne observe en formation que neuf personnes sur dix sont plutôt séduites par l’idée. « Mais après, il faut s’entraîner… ». Pour se lancer seul, un salarié ou un manager peut lire un livre et télécharger gratuitement des « matrices », c’est-à-dire des exemples de cartes à construire pour se familiariser avec le procédé. Il peut aussi télécharger XMind, un logiciel Open Source qui possède une version gratuite. Pour aller plus loin ou gagner en agilité, il pourra ensuite se renseigner sur des formations sur le sujet.
