Mettre l’intelligence collective d’une organisation en mouvement autour de quelques tables ? C’est le principe du World Café. Christine Koehler, spécialiste de ces nouveaux outils, explique la marche à suivre pour en lancer un.
Le principe du World Café
Christine Koehler, coach spécialisée en nouveaux espaces de dialogue et de communication, précise d’emblée qu’elle n’a rien inventé. « Le World Café est une pratique collaborative née aux États-Unis en 1995 et qui, depuis peu, séduit de plus en plus de manageurs français », explique-t-elle. On doit le premier à Juanita Brown et David Isaacs, auteurs de l’ouvrage « The World Cafe: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter ». Traduction du concept : « des discussions qui comptent ». « Le principe est de préparer en amont des questions auxquelles on ne sait pas répondre et de les soumettre à un groupe qui va réfléchir ensemble, poursuit-elle. Il y a justement plusieurs temps de questionnements qui permettent d’approfondir ces sujets et de mélanger différentes perspectives. »
La règle du jeu
Reste ensuite à respecter quelques principes. « Pour que ce soit intéressant, il faut prévoir au minimum une quinzaine de personnes pour lancer un World Café, insiste Christine Koehler. On répartit les participants autour de tables de trois à cinq personnes. Ce nombre limité est la garantie de bonnes conversations car il ne s’agit pas de lancer des idées en l’air mais justement de s’atteler à les explorer en profondeur. » A ces participants, s’ajoute un animateur qui lancera la question posée et recadrera les débats si nécessaire.
Le déroulement du World Café
Pour Christine Koehler, le format idéal consiste en trois temps de questionnements, c’est-à-dire trois conversations. « Ces moments denses durent en général vingt minutes maximum. Ensuite, les participants changent de table et échangent avec d’autres participants. Seul l’ « animateur » reste à sa table pour résumer ce qui s’est dit précédemment auprès du groupe suivant et ainsi enrichir ses échanges. » But de la journée : croiser des points de vue et voir émerger ce que l’on appelle des « patterns » en anglais, c’est-à-dire des éléments récurrents qui se révèleront être les points cruciaux pour résoudre la problématique étudiée.
L’accompagnement
Pour autant, il reste difficile pour une organisation de se lancer complètement seul. « A côté des participants et des animateurs qui appartiennent à l’entreprise, la présence d’un « facilitateur » extérieur est la garantie de son succès », souligne Christine Koehler. En amont, ce spécialiste en intelligence collective aidera l’organisation à formuler la bonne question et à choisir des participants avec des points de vue suffisamment différents pour que l’exercice soit productif. Pendant, il supervisera son déroulement avec le recul nécessaire. Mais surtout, après le World Café, il aidera à tirer les enseignements de la journée et à établir un plan d’action. Une dernière étape essentielle pour Christine Koehler: « Il faut absolument en faire quelque chose de concret derrière, sinon c’est très décevant. Mais quand c’est bien mené, c’est un outil extraordinaire pour dénouer des situations, même les plus complexes »
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