Depuis que le télétravail s’impose dans les habitudes, un manager et ses collaborateurs ne sont plus toujours au même endroit pour certains rendez-vous. Mais mener un entretien annuel en ligne ce n’est pas forcément si compliqué.
Une bonne connexion, une plateforme de visioconférence professionnelle et intuitive, un bon casque, mais pas que… Même si l’entretien annuel n’a rien d’obligatoire, Karine Delannoy veille, quand elle s’y plie, à respecter quelques procédures. « Depuis le confinement, j’ai eu l’occasion d’en faire quelques-uns, confie la secrétaire générale de CTN France, membre du groupement France Défi. Visio ou pas, nous envoyons avant un guide au salarié pour lui expliquer le déroulement de cet entretien. »
Cependant, contrairement à un entretien de visu, le manageur ne devra pas négliger de nouveaux enjeux de confidentialité. Il doit ainsi savoir comment envoyer et recevoir les documents échangés. «Si les entreprises disposent d’un coffre-fort électronique, c’est l’idéal. Un manager et son collaborateur peuvent aussi utiliser la signature électronique pour parapher leurs échanges. »
Bien préparer son rendez-vous
C’est une autre évidence qui n’en est pas une. Certes, n’importe quel entretien se prépare en amont. « Mais un entretien en ligne se prépare sans doute encore plus qu’un exercice en présentiel », observe Elsa Wrona, chargée de mission RH chez CTN France.
Au-delà des questions à poser au salarié (autoévaluation de son travail, compétences développées ou pas, satisfaction professionnelle, projet de carrière…), le moment de l’échange devra être choisi avec soin. « En situation de télétravail, on peut demander au collaborateur quel est le meilleur horaire pour ne pas être dérangé ou entendu par quelqu’un d’autre, même chez lui… »
Mener un entretien annuel en ligne : organiser son temps de parole
S’il n’y a pas de règle sur la durée, Karine Delannoy remarque que les entretiens en visioconférence sont plus denses car généralement moins parasités par des éléments extérieurs. « C’est l’occasion d’un échange riche et il faut en profiter. » Concrètement, certaines phases ne changent pas, avec l’évaluation de l’année passée et une phase prospective pour l’année à venir.
Mais je garderais aussi un temps, au moins cette année, pour un moment plus personnel. Certains collaborateurs vivent mal le télétravail. C’est l’occasion de faire un point sur le bien-être de chacun à la fin
Se fixer un autre rendez-vous
Techniquement, enfin, il faudra envoyer rapidement le compte-rendu au salarié, le signer et le faire valider par le SIRH, le Système d’information de gestion des ressources humaines, s’il y en a un. Mais l’exercice doit-il s’arrêter là ? « C’est l’occasion de remobiliser les troupes, d’entendre les envies de chacun et de redéfinir de projet commun », insiste Elsa Wrona. C’est pourquoi, il ne faudra pas nécessairement attendre un an pour prolonger la discussion. « D’autres entretiens comme l’entretien professionnel ou des rendez-vous plus informels permettent de compléter cet échange. » Car même si l’on ne voit moins, on se parle toujours…
