Introduits par l’Accord national interprofessionnel de 2003, les entretiens professionnels ont été redéfinis par celui de 2013 et la loi du 5 mars 2014, relative à la formation professionnelle. Avant le 7 mars 2016, les employeurs ont l’obligation d’organiser ces entretiens avec leurs salariés déjà en poste au 7 mars 2014. Mais tous n’en maîtrisent pas encore les contours.
Distinguer les entretiens professionnels des entretiens annuels d’évaluation
Il importe d’abord de ne pas les confondre avec les entretiens annuels d’évaluation, qui bien que non obligatoires sont mis en place dans de nombreuses entreprises. « Cette fois la finalité n’est pas d’évaluer le travail du salarié. Il s’agit de vérifier son adaptation à son poste et surtout ses perspectives d’évolution professionnelle, le grand thème de l’entretien étant la formation. L’employeur a l’obligation d’assurer le maintien de l’employabilité de ses salariés », rappelle Nathalie Malicet, expert-comptable, associée chez Anexis, membre du Groupement France Défi.
Ce sont donc deux types de rencontres différentes qui sont organisées à deux moments distincts. Les entretiens professionnels doivent s’effectuer tous les deux ans. « Et ce pour tous les travailleurs quelle que soit la nature de leur contrat et quelle que soit la taille de l’entreprise », précise Dahlia Arfi, avocate chez JDB avocats. Une rencontre doit aussi être programmée avec les salariés sortant d’une longue période d’arrêt de travail, comme un congé maternité. Ces rencontres sont programmées dans un délai suffisant pour que le salarié puisse s’y préparer et donnent lieu à un compte-rendu écrit, dont une copie doit être remise au collaborateur.
Si les organismes assurant la collecte des fonds de la formation professionnelle proposent des guides pour aider les employeurs à mener ces entretiens, une bonne préparation se révèle nécessaire. « Il faut avoir une idée précise des attentes du salarié et avoir a minima sa fiche de poste, connaître les formations qu’il a pu suivre, mais aussi avoir une idée de l’évolution stratégique de l’entreprise et une vraie réflexion sur son plan de formation », détaille Nathalie Malicet. « C’est un travail considérable. J’ai ainsi retracé l’évolution professionnelle de chacun des salariés y compris avant son entrée dans l’entreprise. Nous avons aussi mis en place une analyse de l’évolution salariale et élaboré une trame pour les entretiens », raconte Karine Pottier, responsable des ressources humaines chez GERESO. Dans cette PME de 57 salariés, spécialiste de la formation, du conseil et de l’édition en ressources humaines, les entretiens professionnels débuteront en octobre et Karine Pottier accompagnera les managers lors de leur déroulement. Pour les aider à se préparer, les salariés recevront un guide trois semaines avant le rendez-vous.
Une synthèse tous les six ans
Et cet entretien professionnel est obligatoire. Tous les six ans, il doit en plus prévoir une synthèse récapitulative des actions menées pour favoriser la formation ou l’employabilité du salarié. Elle permet de vérifier que le salarié, en plus de ses entretiens, a bien bénéficié pendant cette période d’au moins deux des trois mesures suivantes : une action de formation, de validation des acquis de l’expérience ou de certification, une progression de carrière ou une augmentation salariale. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise devra abonder son compte personnel de formation. En outre, « comme pour toute obligation de l’employeur, le salarié peut en cas de non organisation des entretiens, demander des dommages et intérêts devant les tribunaux, s’il estime avoir subi un préjudice », complète Dahlia Arfi.
En savoir plus
Un exemple de document support pour l’entretien professionnel sur le site www.vae.gouv.fr
Les fiches pratiques des OPCA sur www.opcadefi.fr ou www.opcalia.com
