Depuis la survenue de l’épidémie de Covid-19, de nombreuses entreprises ont placé leurs collaborateurs en télétravail. Pour certaines, c’est une première. Quelques conseils pour bien organiser l’activité de ses salariés en télétravail.
« À peu près un emploi sur trois peut être en télétravail », a déclaré la ministre du Travail Muriel Pénicaud sur Franceinfo, le 13 mars. Depuis le passage au stade 3 de l’épidémie de Covid-19 le 14 mars, le télétravail est devenu la règle pour tous les postes qui le permettent. Un accord oral ou un simple courriel suffisent désormais à le mettre en place. Si les formalités sont assouplies, l’instauration du télétravail n’est pas simple pour autant.
Organiser l’activité de ses salariés en télétravail : miser sur les bons outils
Les tchats et autres outils de travail collaboratifs sont indispensables pour maintenir le lien avec votre équipe et faire circuler l’information. Pour aider les entreprises à organiser le télétravail, le ministère de l’Économie et des Finances a créé un annuaire qui recense les offres promotionnelles d’acteurs du numérique. Visioconférence, messagerie instantanée, agenda partagé… des sociétés comme Microsoft, Cisco ou Klaxoon proposent un accès à leurs solutions à un tarif préférentiel, voire gratuitement pour une durée donnée.
Des créateurs de formations en ligne permettent également aux entreprises d’accéder à leurs contenus gratuitement. Edflex offre ainsi la possibilité aux manageurs ou aux salariés de suivre son cours « Télétravail : s’organiser à distance ». N’hésitez pas à le proposer à vos collaborateurs, surtout s’ils ne l’ont jamais expérimenté jusqu’ici. La société Inbenta a élaboré un chatbot pour répondre aux interrogations et aider à s’organiser. Vous pouvez lui poser des questions comme « Comment communiquer efficacement en télétravail ? », « Quels conseils pour bien télétravailler ? » Vous pouvez intégrer gratuitement ce chatbot dans vos outils de messagerie instantanée.
Délimiter un cadre
L’Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (INRS) recommande de suivre quelques règles. D’abord, conservez les mêmes horaires que ceux pratiqués en présentiel. L’INRS suggère que chaque salarié les précise dans sa signature mail – un bon moyen d’éviter les sollicitations trop matinales ou tardives, et de respecter le droit à la déconnexion.
Pour préserver la concentration de vos collaborateurs, incitez-les à bien renseigner leur statut sur l’outil de messagerie (« occupé », « absent », « disponible »). Conseillez-leur de réserver les appels aux questions complexes, et de limiter les boucles de mails aux seules personnes concernées.
Suivez vous-même ces règles, il s’agit d’éviter la dilution de responsabilité ! Ne noyez pas vos équipes sous un flot d’informations, et laissez à vos collaborateurs du temps pour répondre à vos messages.
Par ailleurs, si vous fournissez un équipement informatique à vos salariés, veillez à les informer des restrictions qui les concernent. Des pirates informatiques cherchent à tirer profit de la situation et multiplient les attaques.
Être à l’écoute
Le management à distance n’est pas chose facile. Vous pouvez vous former pour faire face à ce nouveau défi, un MOOC dispensé par un professeur de management est notamment accessible gratuitement sur la plateforme Skill First.
La communication est essentielle dans la situation inédite que nous traversons. Les missions et les objectifs de chacun doivent être clairement définis avant de planifier les tâches et de répartir la charge de travail. Chaque salarié doit savoir à qui s’adresser en cas de questions spécifiques.
Pour assurer le suivi des dossiers, des réunions téléphoniques ou des visioconférences avec l’ensemble de votre équipe ou par pôle sont nécessaires. Il est également important d’organiser des points individuels avec vos salariés car pour certains d’entre eux, gérer cette nouvelle organisation et cette plus grande autonomie s’avère compliqué. Pensez également à tous ceux qui ne sont pas à l’aise avec les outils informatiques.
Télétravail imposé à temps plein, conjoint en télétravail, enfants à la maison… les conditions d’exercice du travail à distance peuvent réduire la productivité de vos salariés. Tenez-en compte. Attention, un commentaire négatif indiqué par écrit peut être beaucoup plus mal vécu qu’une remarque orale. Faites preuve de retenue lorsque vous envoyez un mail critique, et prévoyez de débriefer, en personne, avec le collaborateur concerné.
Des risques à surveiller
Pour obtenir un retour de la part de vos salariés sur leurs conditions de travail, n’hésitez pas à recourir à des outils de sondage interne, comme ceux qui ont été développés par des sociétés comme Octomine ou SociallyUp. La première permet aux entreprises de moins de 1000 salariés de bénéficier de ses services gratuitement durant la crise du Covid-19, tandis que la seconde offre une licence de trois mois.
Isolement, hyperconnexion, équilibre à trouver entre les vies privée et professionnelle… Le télétravail, en temps normal, comporte déjà de nombreux risques, qui peuvent être décuplés par les temps qui courent. Soyez vigilant. Essayez d’identifier les personnes à risques, mais aussi les moins exposées qui peuvent éventuellement les épauler.
