Pas simple de gérer une équipe dont les membres ne sont pas physiquement à proximité ou fonctionnent au télétravail ! En proposant un cadre bien défini et des échanges réguliers, il est néanmoins possible de préserver la cohésion d’une équipe.
Equipes éclatées sur différents sites, force de vente nomade, salariés en télétravail (lire aussi l’article sur la sécurité informatique)… Le travail à distance peut prendre différentes formes. Mais pour les managers qui y sont confrontés, la problématique est identique : comment piloter des collaborateurs qui passent la plus grande partie de leur temps hors du bureau ? « La distance peut avoir des effets négatifs, note Cécilia Durieu, directrice associée de Greenworking, cabinet conseil en innovation organisationnelle et formation au management à distance. Elle contribue à diluer le sentiment d’appartenance, qui se construit au quotidien et à limiter la créativité, naissant de l’échange d’idées ». Elle peut aussi générer des tensions de toutes sortes, liées à des incompréhensions ou à l’impression d’être moins bien informé que les collègues présents sur le site. Des sentiments susceptibles de transformer ces salariés en mercenaires vivant la relation de travail comme une prestation de services.
Comment bien gérer les équipes en télétravail ?
Règle n°1 : définir un cadre de fonctionnement clair
Pour éviter ces écueils, la première règle va presque de soi : une organisation claire, connue de tous, s’impose. Mode de fonctionnement, fréquence des reporting et des rendez-vous, physiques comme à distance, procédure à suivre en cas d’urgence… Rien ne doit être laissé au hasard. « Pour faciliter la communication, un planning et des documents partagés peuvent se révéler très utiles, tout comme un réseau social interne », recommande Cécilia Durieu.
Règle n°2 : lâcher du lest
Des modalités d’échange bien définies ont aussi l’avantage d’éviter les avalanches de mails et les appels téléphoniques incessants qui peuvent donner l’impression à un professionnel d’être « fliqué ». Si les managers doivent garder le contrôle, ils doivent aussi lâcher du lest et accepter l’autonomie, qui constitue l’essence même du travail à distance.
Règle n°3 : fixer des rendez-vous réguliers
Pour éviter de voir les liens se distendre, il est évidemment nécessaire d’instaurer des rendez-vous réguliers, en face-à-face ou à distance. « L’idéal étant la visioconférence, qui offre la possibilité d’avoir des conversations plus incarnées d’une conf call ou un tchat », remarque Cécilia Durieu. Ce qui n’exclut pas d’organiser régulièrement des réunions physiques de l’équipe. « C’est même indispensable », assure Cécilia Durieu.
Règle n°4 : ne pas oublier la convivialité
Si ces rencontres sont peu fréquentes, il est recommandé d’associer travail et convivialité. « Par exemple en réunissant l’équipe la veille d’une journée de travail pour un dîner », suggère Cécilia Durieu. Un moyen de susciter les échanges informels et, pour le manager, de prendre le pouls de ses collaborateurs. Autre possibilité, la pause « machine à café » à distance. « Certains managers proposent des pauses café, soit par webcam soit sur chat, durant lesquels on ne parle pas forcément travail. En termes de convivialité, c’est très efficace », assure Cécilia Durieu.
Règle n°5 : donner du feed-back
Si, par nature, l’autonomie est de rigueur pour ceux qui travaillent à distance, les managers ne doivent pas oublier de faire des points et des retours réguliers. « Etre autonome ne doit pas signifier être livré à soi-même », souligne Cécilia Durieu. Avec un point de vigilance à ne pas perdre de vue : à distance, un commentaire ou un jugement négatif peut avoir des effets parfois difficiles à anticiper. Si, dans un même espace de travail, il est possible de rectifier le tir aux vues de la réaction de l’intéressé, ce n’est pas le cas à distance… « D’où la nécessité de faire preuve de diplomatie et de ne pas envoyer trop rapidement un e-mail de recadrage », conseille Cécilia Durieu. Bref, la distance nécessite davantage de sens de la mesure et de psychologie.
