Devenue obligatoire pour les grandes entreprises depuis le 1er avril 2015, la Déclaration sociale nominative (DSN) sera étendue en 2016 à tous les employeurs et remplacera la quasi-totalité des déclarations sociales effectuées jusqu’à présent. Des pénalités financières sont prévues en cas d’imprécisions ou de retard.
S’équiper et se former aux nouvelles normes
C’est l’une des mesures phares du Pacte pour la croissance, la compétitivité et l’emploi, initié en 2012 par le gouvernement. La Déclaration sociale nominative (DSN) doit permettre à toutes les entreprises, dès le 1er janvier 2016, de transmettre en une seule fois et sur un seul fichier toutes les déclarations sociales de leurs salariés. Une petite révolution numérique. « Avec ce nouveau système, il s’agira d’une gestion au fil de l’eau, qui nous laisse espérer un réel gain de temps à moyen terme », prévoit Alexandra Després, responsable service social associée au Cabinet Michel Creuzot à Orléans, et membre de France Défi. À condition de s’y préparer bien en amont !
Avant toute chose, l’employeur doit s’inscrire sur le portail dédié net-entreprises.fr en créant un compte. La démarche peut être faite par l’entrepreneur lui-même s’il décide de s’occuper de la gestion des paies, ou par la personne qu’il a mandatée (un expert-comptable par exemple).
Dans le cas où l’entreprise décide de ne pas solliciter d’aide extérieure, l’employeur doit disposer d’un logiciel de paie et s’assurer auprès de son éditeur de son paramétrage aux normes réglementaires. Pour Alexandra Després, « c’est une démarche à anticiper dès le mois de juillet 2015, car si la société doit changer de logiciel et en acheter un nouveau, cela peut prendre du temps. Il faudra choisir, rencontrer les éditeurs, comparer les prix, etc. ».
Une fois le logiciel paramétré, place à l’étape « formation ». Les fournisseurs de logiciels en proposent. Elles durent en moyenne une demi-journée par collaborateur concerné.
Transmettre tous les mois sa DSN
Tous les 5 ou 15 du mois, à l’issue de la paie, l’entreprise ou son mandataire devra établir la DSN en déposant un fichier extrait de son logiciel de paie, via net-entreprises.fr.
Que doit-elle inclure ? En théorie, toutes les déclarations sociales à réaliser auprès des organismes de protection sociale, telles que la Déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) destinée à l’Urssaf, ou l’attestation employeur pour Pôle emploi (AE).
Pour les déclarations qui ne peuvent pas attendre la saisie mensuelle, comme la déclaration d’accident du travail qui doit se faire sous 48 heures, ou la déclaration préalable à l’embauche, rien ne change. Il conviendra de les établir de la même manière qu’actuellement (sur papier, via le site Net-entreprises, ou jedeclare.com…).
Autant de formulaires spécifiques qu’il existe de cas particuliers (BTP, cinéma-spectacle, etc) ont été conçus et sont disponibles sur le site net-entreprises.fr.
En cas d’erreurs de saisie, il est possible de les corriger dans la DSN du mois suivant.
Des sanctions possibles
Lors de son entrée dans le dispositif, l’employeur a l’obligation d’en informer ses collaborateurs. La loi « Informatique et Libertés » donne en effet le droit au salarié d’accéder à ses données et de les modifier en cas d’erreur. Un modèle de fiche d’information est disponible sur le site dsn-info.fr.
Le retard dans la télétransmission, l’oubli de salariés ou l’inexactitude des informations saisies entraîne une amende de 7,50 € par salarié. La sanction est plafonnée à 10 000 € par déclaration et par mois lorsque l’entreprise emploie 2 000 salariés ou plus, et à 750 € pour les sociétés de moins de 2 000 salariés.
BON À SAVOIR
Au 1er janvier 2016, tous les organismes de protection sociale ne seront pas forcément prêts à recevoir la DSN. Pour le premier envoi, Alexandra Després conseille au chef d’entreprise ou à la personne mandatée d’appeler les caisses concernées (mutuelle, retraite, complémentaire retraite et prévoyance) pour s’assurer que les données envoyées ont bien été réceptionnées.
