Afin de favoriser la dématérialisation du bulletin de paie, la loi « Travail » prévoit qu’à compter du 1er janvier 2017, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, à condition que le salarié ne s’y oppose pas. Dans ce cas, la remise est effectuée sous la forme d’un hébergement des données par les services en ligne associés au compte personnel d’activité, dans des conditions garantissant l’intégrité des données.
Dématérialisation du bulletin de paie : quoi de neuf ?
Les conditions de mise en œuvre de ce dispositif sont précisées.
La dématérialisation reste facultative pour l’employeur.
• Droit d’opposition du salarié
L’employeur peut dématérialiser le bulletin de paie, sauf si le salarié s’y oppose. Afin qu’il puisse exercer ce droit d’opposition, l’employeur doit l’en informer un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche.
Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment.
Dans ce cas, l’employeur doit, pour le salarié demandeur, revenir au bulletin de paie « papier » dans les meilleurs délais, et au plus tard trois mois après la demande du salarié.
• Durée de disponibilité des bulletins de paie dématérialisés
Sous cette forme, le bulletin de paie doit être disponible :
- Soit pendant 50 ans ;
- Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans.
• Intégrité et confidentialité des données
Comme auparavant, l’employeur doit garantir l’intégrité des données figurant sur le bulletin de paie. En outre, à compter du 1er janvier 2017, il doit également garantir leur confidentialité.
• Accessibilité des bulletins dématérialisés
L’employeur doit assurer l’accessibilité des bulletins dématérialisés dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA).
Le CPA permettra de consulter les bulletins de paie ; toutefois, c’est l’employeur ou un prestataire choisi par l’employeur qui en assure la conservation, et non le CPA.
• Risques encourus
Le non-respect des dispositions relatives au bulletin de paie dématérialisé est puni d’une contravention de 3ème classe, c’est-à-dire d’une amende pouvant aller jusqu’à 450 € pour les personnes physiques et 2.250 € pour les personnes morales.
Que faut-il faire ?
L’employeur qui souhaite dématérialiser les bulletins de paie du personnel doit au préalable :
- S’assurer du respect des garanties exigées (intégrité et confidentialité des données, durée minimale de mise à disposition des bulletins, possibilité pour le salarié de récupérer l’intégralité des bulletins de paie à tout moment) ;
- Informer, au moins un mois avant, chaque salarié de la décision de dématérialiser les bulletins de paie et de leur droit d’opposition ;
- Après la réalisation de chaque paie, s’assurer de la mise à disposition des bulletins de paie sur le compte personnel d’activité, selon des modalités pratiques qui restent à déterminer.
Qui est concerné ?
Tous les employeurs qui ont ou qui veulent avoir recours au bulletin de paie dématérialisé.
Quelle est la date d’entrée en vigueur ?
1er janvier 2017.
Pour en savoir plus
- Article 54 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
- Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité.
