Quels sont les frais de télétravail payés par l’employeur ? Alors que le gouvernement encourage le télétravail pour faire face à l’épidémie, il est parfois difficile de s’y retrouver.
Avec la reprise de l’épidémie de Covid-19, le télétravail est redevenu l’organisation à privilégier. Selon le protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise daté du 8 décembre, il est recommandé que les salariés effectuent entre deux et trois jours de télétravail si leur fonction le leur permet.
En février dernier, la ministre du Travail, Elisabeth Borne, assurait ceci au micro de Sud Radio : « La règle est claire : le télétravail ne doit pas représenter un coût pour le salarié ». Mais la règle ne semble pourtant pas si claire. En effet, dans un document officiel de « questions-réponses » il est indiqué que « l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui la prévoit. Les droits habituels en matière de restauration sont maintenus (tickets restaurant, primes de repas…). »
Frais de télétravail payés par l’employeur, des indemnités justifiées avec soin
Un accord national interprofessionnel sur le télétravail, signé par la plupart des syndicats le 26 novembre 2020, rappelle le contraire, indiquant expressément que l’employeur doit prendre en charge les frais engagés par les salariés en télétravail. Mais il ne détaille pas les dépenses pouvant bénéficier de remboursement et renvoie au dialogue social dans l’entreprise. « Il est donc très difficile de s’y retrouver et de conseiller les employeurs dans leurs obligations », analyse Delphine Collardey, juriste sociale chez Audit Gestion Conseil (AGC). Libre aux entreprises de quadriller les règles d’indemnisation de frais de télétravail soit sous la forme d’un remboursement après présentation d’une note de frais, soit sous la forme d’un versement mensuel d’une indemnité forfaitaire.
Concernant cette allocation, l’Urssaf donne à titre indicatif le barème de 10 euros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. Pour un salarié à 100 % en télétravail, cette allocation passe donc à 50 euros par mois. Si elle respecte ce barème, l’allocation forfaitaire est exonérée de cotisations et contributions sociales.
Les indemnités pour télétravail doivent être justifiées avec soin, sous peine de quoi, elles peuvent être qualifiées de complément de salaire et sont donc imposables
Les obligations de l’employeur
Il reste tout de même des obligations auxquelles l’employeur, qui a devoir d’égalité de traitement envers ses salariés selon l’article L1222-10 du Code du travail, ne peut échapper. D’abord, le salarié ne peut se voir contraint d’utiliser son matériel personnel. Dans un billet sur le télétravail, l’URSSAF note qu’il est « conseillé de résoudre avant le début du télétravail toutes les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts ».
Il convient, d’après Delphine Collardey, de définir par écrit la liste des équipements nécessaires au télétravail fournis soit par le salarié, soit par l’employeur. Il peut s’agir d’un ordinateur portable ; de casque, d’un écran, d’un clavier, d’une imprimante ; d’une clé USB ; d’une clé 3G ou 4G avec la carte SIM à brancher sur le port USB permettant une connexion Internet ; d’un « routeur » ou « hotspots » permettant de capter le réseau mobile et de le rediffuser en Wifi à tous les appareils environnants ; de la connexion au réseau interne de l’entreprise ; d’un téléphone professionnel. « Lorsque le salarié fait l’avance des frais, il devra être remboursé par l’employeur, mais il devra au préalable avoir demandé l’accord de ce dernier sur l’engagement de ces frais », précise Delphine Collardey.
La question des frais de transport
Autre sujet de débat, la prise en charge des frais de transport. La question se pose d’autant plus pour certains salariés qui ont déménagé et habitent désormais à des centaines de kilomètres de leur entreprise. Pour aller de son domicile à son lieu de travail, un salarié pourra toujours obtenir le paiement à 50 % de son abonnement de transport en commun. La prise en charge obligatoire de ce type de frais par l’employeur est indépendante du lieu de résidence du salarié. Le ministère du Travail précise d’ailleurs que cette obligation s’applique lorsque le télétravail s’effectue par alternance, par exemple un ou deux jours par semaine ou une semaine sur deux. L’employeur doit alors prendre en charge dans les conditions habituelles les titres d’abonnement qui ont été utilisés sans abattement des jours en télétravail, car le montant de l’abonnement n’est pas modifié.
