Les allocations forfaitaires pour compenser les frais professionnels engagés par les salariés sont exonérées de cotisations sociales si elles respectent les barèmes publiés chaque année.
Les dépenses engagées par les salariés dans l’exercice de leurs fonctions (transport, restauration, matériel, etc.) doivent être remboursées par l’employeur. Ces frais professionnels peuvent être remboursés au réel, sur justificatifs, ou via le versement d’une allocation forfaitaire. Les montants forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales selon des barèmes revalorisés chaque année et publiés sur le site de l’Urssaf. On distingue quatre grandes catégories de frais professionnels : les frais de restauration, les frais de déplacement, les frais de mobilité et les frais liés au télétravail.
Frais professionnels de restauration et de déplacement
Pour les frais de restauration, il y a trois cas de figure : restauration sur le lieu de travail, restauration hors des locaux de l’entreprise et restauration lors d’un déplacement professionnel. Pour 2024, les plafonds des allocations forfaitaires sont respectivement fixés à 7,30 euros, 10,10 euros et 20,70 euros. Si l’employeur décide de fournir des titres-restaurant, la limite de la part patronale pour bénéficier de l’exonération de cotisations est fixée à 7,18 euros pour 2024.
En ce qui concerne les frais de déplacement, le barème kilométrique encadrant les indemnités versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles n’a pas encore été publié pour 2024. Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement calculés à partir de ce barème est majoré de 20 %.
Lorsque le salarié ne peut pas regagner son lieu de résidence, des indemnités de grand déplacement s’appliquent. Les montants déductibles varient selon l’endroit où est effectué le déplacement (métropole ou outre-mer) et selon sa durée (-15 % à partir du 4ème mois de déplacement, -30 % à partir du 25ème mois). Par exemple, pour un déplacement à Paris ou dans les départements des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94), le maximum déductible pour les dépenses de logement et de petit-déjeuner est fixé à 74,30 euros pour les trois premiers mois.
Frais de déplacement à l’étranger : quelle règles ?
Pour les déplacements à l’étranger, l’allocation forfaitaire correspond au montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État. Des réductions sont appliquées si le salarié est logé ou nourri gratuitement. Par exemple, l’allocation est réduite de 65 % en cas de logement gratuit.
Si un salarié est conduit à déménager suite à un changement de poste de travail, les frais engagés sont considérés comme des frais professionnels. Les barèmes pour ces frais de mobilité professionnelle sont les suivants : 82,50 euros par jour pour les dépenses d’hébergement provisoire et 1 654 euros pour compenser les dépenses liées à l’installation dans un nouveau logement. Cette indemnité est majorée de 137,90 euros par enfant et ne peut dépasser 2 067,50 euros. Les frais de déménagement sont quant à eux remboursés au réel.
Télétravail : allocation forfaitaire ou journalière
Enfin, pour les frais de télétravail, l’allocation forfaitaire est fixée à 10,70 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine et augmente en fonction du nombre de jours de télétravail (21,40 euros pour deux jours par semaine, 32,10 euros pour trois jours par semaine). L’employeur peut choisir une autre méthode, à savoir l’allocation journalière qui s’élève à 2,70 euros dans la limite de 59,40 euros par mois. Ces différents plafonds sont majorés en cas d’accord de branche, professionnel ou interprofessionnel : 13 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine ou 3,25 euros par jour dans une limite mensuelle de 71,50 euros.
