Hébergement provisoire, frais de déménagement… certaines dépenses engagées pour la mobilité d’un salarié peuvent être prises en charge et leur remboursement exonéré de cotisations sociales, sous conditions.
Promotion, mutation… certaines évolutions de carrière peuvent conduire à un changement de lieu de travail du salarié, le contraignant parfois à déménager et à engager des dépenses. Le Code du travail ne prévoit pas l’obligation pour l’employeur de les prendre en charge.
Les tribunaux considèrent toutefois que les dépenses exposées par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle et dans l’intérêt de leur employeur doivent être prises en charge par l’entreprise. « La question doit donc être étudiée au cas par cas », souligne Marion Coquet, juriste RH et paie au cabinet Abaq, membre du groupement France Défi.
Mobilité d’un salarié, vérifier la convention collective
« Il peut y avoir des dispositions spécifiques sur ce point dans la convention collective de l’entreprise, qui doit vérifier ce qu’il en est pour sa branche », ajoute-t-elle. Dans les faits, cette prise en charge fait partie des choses qui se négocient en cas de mutation ».
Dans certains cas, les remboursements effectués par l’employeur sont exonérés de cotisations sociales. Il faut pour cela respecter les conditions fixées par l’Urssaf.
Seuls les frais considérés comme des charges particulières inhérentes à l’emploi peuvent être pris en charge sans cotisation
S’agissant des dépenses de mobilité professionnelle, l’Urssaf a fixé des critères pour encadrer les situations où un tel remboursement est possible. La distance entre l’ancien domicile du salarié et son nouveau lieu de travail doit être d’au moins 50 km et entraîner une durée de trajet aller ou retour de minimum 1h30. « Le critère de distance peut être ignoré si le temps du trajet aller est au minimum de 1h30 », précise la juriste.
Remboursement forfaitaire
Les modalités des remboursements autorisés par l’Urssaf dépendent ensuite de la nature des dépenses considérées. « Pour certaines catégories de frais, l’employeur peut, s’il le souhaite, les prendre en charge sur la base d’un forfait établi chaque année par l’Urssaf », indique la spécialiste. C’est le cas des dépenses d’hébergement provisoire et des frais supplémentaires de nourriture engagés par le salarié dans l’attente d’un logement définitif. Pour 2020, l’indemnité forfaitaire est fixée par l’Urssaf à 75,60 € par jour, dans la limite de neuf mois maximum.
Les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement peuvent aussi faire l’objet d’une prise en charge forfaitaire établie à 1 515,20 €. « Il s’agit par exemple des frais de rétablissement du courant, de l’eau ou du gaz, de la remise en l’état du logement, si elle est nécessaire pour le rendre vivable, ou des frais de suivi de courrier, mais pas de la décoration », prévient Marion Coquet. Si le salarié a des enfants, le forfait peut être majoré de 126,30 € pour chacun d’eux, dans la limite d’une indemnisation totale de 1 893,90 €.
Mobilité d’un salarié : une prise en charge des dépenses réelles
Si les dépenses effectives dépassent ces forfaits, l’employeur peut toujours choisir d’effectuer ses remboursements sur la base des dépenses réelles comme c’est obligatoirement le cas pour les frais de déménagement. « Pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales, l’employeur doit alors récupérer et conserver les justificatifs de dépenses du salarié, et les rembourser à l’euro près », précise la juriste.
Dans le cas d’une mobilité internationale depuis ou vers les territoires d’Outre-mer, les remboursements s’opèrent aussi obligatoirement sur la base des dépenses réelles.
L’Urssaf prévoit enfin que des frais de mobilité professionnelle puissent être pris en charge pour un salarié nouvellement embauché, mais seulement à condition que son déménagement ne relève pas d’une pure convenance personnelle.
