Le temps est compté. La déclaration sociale nominative, destinée à simplifier les démarches administratives, sera effective pour la plupart des entreprises dès janvier. Quelques conseils pour bien s’y préparer.
Ce devait être une simplification majeure des obligations déclaratives des entreprises. A terme, la déclaration sociale nominative (DSN), transmise par voie informatique, doit ainsi remplacer 45 déclarations que les entreprises effectuent auprès de l’administration et des organismes de protection sociale. Sauf que, pour le moment, elle n’en remplace que 24 et que sa mise en place n’est pas sans difficultés. Elle devient pourtant obligatoire pour la quasi-totalité des entreprises en janvier. Les paies de ce mois-là devront ainsi faire l’objet d’une DSN d’ici le début ou le milieu du mois de février.
« Pour ceux qui ne sont pas encore passés au nouveau système, il est temps de s’affoler. Comme dans tout système informatique, il peut y avoir des blocages. Mieux vaut donc s’y mettre au plus vite », conseille Sophie Mayeux, expert-comptable du groupe Laflute et associés, membre de France Défi. D’ici la fin du mois de janvier, quelques mesures de préparation vous permettront d’éviter les problèmes.
Vérifiez les informations à transmettre lors de la DSN
Une première étape consiste à vérifier l’exactitude des données à transmettre. L’employeur peut ainsi s’assurer que son numéro de Siret est bien reconnu par le système sur le site net-entreprise.fr. « Il faut aussi mettre toutes les informations du personnel à jour, vérifier les numéros de Sécurité sociale par exemple », souligne Sophie Mayeux.
Informez vos salariés
Puisque des données personnelles les concernant seront intégrées et transférées via le système de la DSN, les salariés doivent être informés. Le site www.dsn-info.fr fournit une fiche type d’information à leur distribuer par courrier.
Mettre à jour vos logiciels
Solliciter votre éditeur de logiciel de paie vous permettra de vérifier que vous disposez d’une version compatible avec le nouveau système ou d’effectuer la mise à jour nécessaire. Certains proposent aussi des formations pour apprendre à le paramétrer. « En fonction du logiciel et de sa version d’origine, il est parfois nécessaire de retraiter beaucoup d’informations, notamment si le plan de paie est ancien », explique l’expert-comptable.
Adaptez votre organisation
Enfin, quelques adaptations organisationnelles sont à prévoir. « La DSN implique de nouvelles règles. Si l’on retouche une paie a posteriori par exemple, cela sera susceptible d’entraîner des pénalités », précise Sophie Mayeux. Les congés maladie doivent aussi être signalés, via une DSN événement, dans les 5 jours qui suivent la connaissance de l’évènement par l’employeur. Dans le cas où l’entreprise délègue ses déclarations, elle devra donc prévenir son prestataire immédiatement et plus seulement en fin de mois. Ne reste que quelques semaines pour intégrer ces nouvelles habitudes !
