Le rapport d’étonnement, rempli par les nouvelles recrues, offre à l’entreprise un regard critique sur son fonctionnement. Le point sur ses objectifs et les modalités de sa mise en œuvre.
Profiter d’un regard neuf sur le fonctionnement de l’entreprise, c’est tout l’objet du rapport d’étonnement ; un retour que l’on sollicite de la part d’un salarié fraîchement intégré voire d’un stagiaire, débutant ou expérimenté. « Il s’agit de demander à une personne qui n’a pas encore trop absorbé la culture de l’entreprise, de faire son retour sur ce qu’elle a pu observer depuis qu’elle est là. L’idée n’est pas d’être dans « la critique pour la critique » mais plutôt dans l’observation en vue de l’amélioration », explique Catherine Giuliana, Secrétaire Général RRH chez Inkipio, membre du groupement France Défi.
Le rapport d’étonnement, un dispositif gagnant-gagnant
L’intérêt est double. Pour l’entreprise, c’est l’occasion de bénéficier des remarques constructives voire d’idées novatrices pour améliorer son fonctionnement. Le rapport d’étonnement est aussi une manière de valoriser son auteur en lui montrant que l’on prête attention à son avis, et de l’accompagner dans son processus d’intégration en l’amenant à s’interroger sur la structure qu’il rejoint. « Quand on entre dans une entreprise, il y a des choses que l’on remarque au début et auxquelles on ne prête plus attention ensuite, souligne Emma Bouazzat, actuellement en stage de fin d’études au pôle RH d’Inkipio. « Le rapport d’étonnement permet de libérer la parole en ayant un cadre et un support pour exposer son ressenti. Cela permet de ne pas rester avec ses interrogations et de pouvoir les partager pour ensuite éclaircir certains points ».
Le rapport d’étonnement peut prendre diverses formes. « Ce peut-être un document papier, un PDF remplissable, un outil en ligne ou tout autre support », indique Catherine Giuliana à titre d’exemples. Chez Inkipio, il prend la forme d’un formulaire avec une série de questions. « Qu’est-ce qui vous a le plus étonné à votre arrivée ? », « Que changeriez-vous si vous disposiez d’une baguette magique ? », « Un avis sur la manière dont nous servons nos clients ? »… Les questions sont ouvertes et portent aussi bien sur les points forts de l’entreprise que la nouvelle recrue ne soupçonnait pas, que sur les faiblesses, ainsi que sur les relations interpersonnelles. Chaque entreprise peut adapter la forme du rapport d’étonnement selon ses attentes. Pour mettre l’auteur en confiance, il importe de bien lui préciser l’objet de cet exercice.
Nous indiquons dans le mail que nous adressons au nouvel embauché que ce rapport constitue une forme de boîte à idées, que ce sont les idées et les observations singulières qui importent et que la mise en forme est accessoire
Choisir le bon timing
Il importe de bien choisir le moment où ce retour est demandé au collaborateur, ni trop tôt, ni trop tard. « Nous lançons le rapport d’étonnement autour du deuxième mois d’intégration pour que le collaborateur ait le temps d’arriver, de faire le tour de l’entreprise et qu’il commence à avoir un peu de recul (mais pas trop !) pour analyser ce qu’il a vu », précise Catherine Giuliana. Pour que l’exercice soit vraiment utile, il est souhaitable que le salarié soit correctement accompagné lors de ses premiers pas dans l’entreprise. « Ce qui donne du sens au rapport d’étonnement, c’est qu’il soit intégré à un parcours d’intégration structuré », souligne la professionnelle pour qui il doit également donner lieu à un échange ultérieur avec le salarié.
L’absence de communication ou d’actions suite de la restitution du rapport d’étonnement rendrait celui-ci totalement inutile pour l’entreprise et déceptif pour son auteur. « Il faut écouter et faire un feedback au collaborateur pour passer à l’action si l’on peut », résume-t-elle. Chez Inkipio, le rapport est partagé entre le pôle RH et le manager du salarié, et évoqué au cours du point mensuel qui suit, prévu dans son parcours d’intégration. L’occasion d’apporter des réponses aux interrogations éventuellement formulées ou d’identifier des axes d’amélioration pour l’entreprise.
