Comment bien mener une visioconférence ? Échanger par écrans interposés suppose le respect de certaines règles et renforce le rôle de l’animateur de la réunion.
Pour lutter contre l’épidémie de Covid-19, le télétravail se prolonge souvent, et les contraintes qui vont avec : il faut trouver le meilleur moyen d’échanger et de collaborer à distance. Dans ce contexte, la visioconférence a des atouts à faire valoir. « Elle crée un lien de proximité et intègre la dimension non-verbale de la communication. Vous allez capter les réactions de votre interlocuteur lorsqu’il croise les bras ou lève les yeux au ciel, c’est très important », assure Aurore Quessaud, chargée d’accompagner les clients chez Effi’connect, un spécialiste du conseil et des solutions collaboratives.
Voici quelques réflexes à adopter pour mener une vidéoconférence comme tout bon professionnel qui se respecte.
Bien mener une visioconférence : choisir un outil simple d’usage
De nombreuses solutions, gratuites ou payantes, existent sur le marché. Avant de choisir, il faut commencer par répondre à quelques questions : la vidéoconférence, oui, mais pour quel(s) usage(s) ? Une utilisation surtout en interne, ou tournée vers des partenaires extérieurs ? Les utilisateurs sont-ils des technophiles ou non ? « Mieux vaut privilégier une solution simple d’usage qui ne nécessite pas d’installer une application, et compatible avec les périphériques habituels (smartphone, ordinateur, tablette) », conseille la spécialiste.
Préparer avec attention ce rendez-vous
Une visioconférence se prépare, comme une réunion classique, en commençant par définir un objectif, les sujets abordés et les personnes à inviter. « Je recommande de procéder à un test en amont pour vérifier le bon fonctionnement des outils, et de demander à chacun de se connecter quelques minutes avant », suggère Aurore Quessaud.
Il est recommandé de fournir les informations pour se connecter dans l’invitation transmise aux participants, en rappelant aussi la nécessité de s’assurer d’une bonne connexion (privilégier une connexion filaire via un câble Ethernet par exemple, ou la 4G), de choisir un cadre calme, d’utiliser un casque et d’éviter les contre-jours.
« Prévenez également les utilisateurs que leur caméra sera diffusée, et qu’ils peuvent la couper s’ils le souhaitent », complète la spécialiste. Il peut aussi être demandé aux participants de couper leur micro pour éviter de parasiter les interventions lors de la vidéoconférence.
Fixer un cadre aux discussions
Une attention particulière doit être portée à la gestion du temps : le timing doit être convenu à l’avance, et l’organisateur, veiller au respect du déroulé de la réunion.
La visioconférence demande beaucoup d’attention ; en moyenne, une réunion ne devrait pas excéder une heure
De même, il faut veiller à organiser les prises de parole. « L’animateur a une responsabilité encore plus importante que lors d’une réunion physique », estime Aurore Quessaud. D’une part, il faut éviter que plusieurs personnes parlent en même temps, et, d’autre part, s’assurer que tous les interlocuteurs pertinents ont l’occasion d’exprimer leur point de vue. Il importe donc d’être attentif aux signaux émis par les invités. Il peut être judicieux, par exemple, de demander aux participants de faire remonter leurs questions et demandes d’intervention, en passant par le chat que la plupart des solutions intègrent.
Bien mener une visioconférence : ne pas négliger l’humain
Comme on s’octroie souvent quelques minutes pour discuter ensemble avant une réunion de visu, mieux vaut prévoir quelques échanges informels à l’occasion d’une vidéoconférence. « On peut s’accorder un peu de temps pour un tour de table où chacun exprime ses attentes, ou pour prendre des nouvelles les uns des autres. Cela permet de briser la glace et de créer du lien », plaide Aurore Quessaud.
Retranscrire ce qui s’est dit, et se projeter
Faire un compte-rendu de la visioconférence est d’autant plus important que l’animateur n’est pas à l’abri d’avoir perdu, par moment, certains participants… « La forme peut être adaptée au contexte, mais une réunion vidéo – comme de visu – n’est pas utile si elle n’a pas été bien préparée, et si elle ne donne pas lieu à un compte-rendu et à un plan d’action », alerte notre experte.
