La gestion électronique des documents gagne chaque jour un peu de terrain. Pourquoi ne pas l’étendre aux contrats de travail ? De nombreux prestataires proposent aujourd’hui des solutions pratiques et peu coûteuses dans ce domaine, comme par exemple la signature électronique.
Un clic d’un futur salarié… et son contrat de travail est signé ! La signature électronique est un outil encore peu répandu chez les employeurs français. Quelques grandes entreprises, ainsi que des enseignes d’intérim, ont cependant choisi de l’adopter. La raison ? « C’est simple et rapide, tant pour l’employeur que pour le nouveau collaborateur », explique Emmanuel Cudry, fondateur et président de Coffreo, jeune société spécialisée dans la dématérialisation des bulletins de paie et contrats de travail électroniques. « Pour le premier, plus besoin de fixer un rendez-vous dédié à la signature de ce document ou de l’imprimer avant de l’envoyer par courrier. Et, en prime, le classement du contrat est automatique dans la base de données de l’entreprise », remarque Pierre Wallut, directeur marketing de ChamberSign, l’autorité de certification créée par le réseau des Chambres de commerce et d’industrie. Pour le salarié, plus besoin de se déplacer pour apposer son paraphe au bas du parchemin, il peut le faire à distance, au moment de son choix. Mais dans les faits, comment procède-t-on à une signature électronique? D’abord, on oublie la signature manuscrite scannée ou celle apposée par le biais d’un stylet sur un écran tactile. Seul un certificat électronique peut conférer une valeur légale à un contrat dématérialisé. C’est une sorte de carte d’identité, à usage unique ou permanent, fournie par un prestataire spécialisé comme ChamberSign, DocuSign ou Cryptolog.
Un signature électronique et un placement dans coffre-fort
Concrètement, lorsque le contrat est prêt à être signé, il est envoyé au salarié. Selon les cas, il le reçoit sur sa messagerie électronique ou se connecte à une plateforme pour y accéder. Il reçoit ensuite, par SMS ou par e-mail un code lui permettant de signer le document. Il est automatiquement relancé s’il ne le fait pas dans les temps. « C’est notamment utile dans le cas d’un contrat à durée déterminée (CDD), la législation prévoyant un délai de 48 heures à compter de la prise de poste. La traçabilité des échanges permet d’éviter des litiges », assure Emmanuel Cudry. Une fois signé, le contrat est transmis à l’employeur et au salarié. En général, la dématérialisation du contrat de travail est couplée avec la mise à disposition d’un coffre-fort électronique aux collaborateurs. « Un outil de stockage pour le contrat de travail, les feuilles de paie, les éventuels avenants, l’attestation annuelle de revenus… bref, tous les documents RH », explique Emmanuel Cudry. Un coffre-fort personnel dont l’utilisateur conservera la propriété même s’il quitte son employeur. Le tout pour un coût pour l’entreprise, inférieur à moins de trois euros par contrat.
