La dématérialisation est devenue une réalité pour les entreprises : impôts, contrôle fiscal, déclaration sociale nominative… Pour autant dans certaines situations, le courrier papier est toujours indispensable.
Les documents papier, ennemis de l’entrepreneur ? Selon une étude de Xerox 46% des petites et moyennes entreprises interrogées par Xerox perdent du temps chaque jour en raison de processus papier intensif. L’État s’est saisi de la question de la dématérialisation : ainsi la déclaration et le paiement de l’impôt sur les sociétés s’effectuent-ils en ligne depuis 2015. Une procédure de contrôle fiscal à distance existe également depuis le 1er janvier 2017. Egalement généralisée depuis le 1er janvier, la déclaration sociale nominative (DSN) est désormais le seul vecteur utilisé par les employeurs pour transmettre les déclarations périodiques aux organismes de protection sociale et signaler des événements (maladie, attestation employeur destinée à Pôle emploi…).
Le courrier papier demeure indispensable
Mais le courrier papier fait de la résistance notamment lors de la création d’une société. « Essayer de constituer une société auprès des greffes des tribunaux de commerce sans documents papiers : c’est impossible, explique Dominique Laganne, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet LaGanne & Associés, membre du groupement France Défi. Bien au contraire le formalisme et les pièces demandées sont de plus en plus importants au fil des ans. Il faut par exemple fournir : les statuts originaux paraphés et signés en plusieurs exemplaires, les copies des pièces d’identités, la publicité dans un journal d’annonces légales, un bail. » Le virtuel n’est pas encore d’actualité lorsque le dirigeant cherche à obtenir le document légal attestant de l’existence juridique de sa structure. « Un premier extrait Kbis de constitution vous sera également retourné via un document papier», souligne Dominique Laganne.
Un argument de poids lors des contentieux
Besoin de relancer un client en cas d’impayé ? Le recommandé avec accusé de réception est la solution. Envoyé par La Poste et signé de la main du destinataire, le courrier fait encore la loi dans le domaine du contentieux. « La preuve matérielle reste la preuve papier même si le mail a de plus en plus force de preuve. Lors d’un litige, votre avocat vous demandera toujours de fournir des pièces comme des photocopies d’actes ou de contrats », indique Dominique Laganne. Car les contrats avec signature électronique sont encore loin d’être généralisés. Même si certaines professions s’emparent de la question. A l’instar des notaires qui proposent depuis 2008 de signer des actes authentiques électroniques qui ont autant force de preuve qu’un acte papier.
La facture en voie de dématérialisation
Les grandes entreprises dématérialisent leurs envois de factures. Mais la pratique ne s’est pas encore démocratisée dans les PME. Même si depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent désormais conserver leurs factures sous forme électronique. Et ce, pour une durée de six ans. « Mais il faut quand même que leurs créanciers les éditent pour les comptabiliser. La faute en est aux nombreux formats des factures. Tant qu’un identifiant unique ne sera pas obligatoire, le papier sera roi », analyse Dominique Laganne. Le règne du zéro papier n’est pas pour demain.
