Si de nombreuses entreprises procèdent encore à la saisie manuelle de leurs factures et à leur envoi par courrier postal, cette manière de faire est vouée à disparaître. « Le législateur est en train d’imposer progressivement la dématérialisation des factures électroniques à toutes les entreprises », explique Pierre Billet, associé chez Axens, membre de France Défi.
La facture électronique obligatoire pour tous d’ici à 2020
La loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques du 6 août 2015, les oblige ainsi à accepter la facture électronique selon un calendrier progressif. Les grandes entreprises doivent se plier à cette nouvelle obligation à partir du 1er janvier 2017, les ETI pour le 1er janvier 2018 et les PME au 1er janvier 2019, tandis que les entreprises de moins de 10 salariés auront jusqu’au 1er janvier 2020 pour s’y conformer.
« Cela va les contraindre progressivement à utiliser des logiciels capables d’établir des factures sous un format dématérialisé (PDF…) et très vraisemblablement à court terme, sous un format standardisé d’échange de données, le format EDI pour Echange de données informatisé », décrypte l’expert-comptable. Il s’agit d’une forme d’échange de document sécurisé et traçable, déjà utilisée par les banques mais aussi les experts-comptables pour la transmission des liasses fiscales à l’administration.
Un meilleur contrôle des factures
Pour l’Etat, l’intérêt est notamment de pouvoir mieux contrôler l’exhaustivité des factures. « Alors qu’avec du papier, il peut être difficile de prouver qu’il manque une facture, l’administration fiscale pourra, grâce à la simple extraction des journaux des échanges EDI, où tout sera daté, numéroté et enregistré, vérifier qu’il n’y a pas eu de suppression ou de modification des factures », explique l’expert-comptable.
Plus largement, cette dématérialisation sera sans doute synonyme d’une vraie révolution pour les entreprises. « Pour elles, la vraie question à se poser est de voir comment transformer cette contrainte en une opportunité de gagner du temps dans la saisie des achats et des ventes. A terme, on peut imaginer la mise en place de plateformes sur lesquelles seront saisies les données et les factures générées et envoyées aux différents clients référencés puis réceptionnées, pointées et intégrées à la comptabilité de manière automatique », anticipe Pierre Billet.
La fin de certaines latitudes
Si le passage à un tel système peut effectivement permettre de réduire le temps alloué à des tâches à faible valeur ajoutée comme la saisie manuelle des factures fournisseurs, qui selon des études citées par le gouvernement, monopolise 30 % du temps des services comptables, il représente aussi la fin d’une certaine souplesse de gestion pour les entreprises. Il ne sera ainsi plus possible de jouer sur les dates de traitement des factures, par exemple pour gérer sa trésorerie. Du côté des services comptables ou des cabinets d’expertise-comptable, ce sont les missions de saisie et sans doute certaines déclarations liées, qui sont vouées à disparaître.
Bien se préparer au passage à la facture électronique
Pour l’heure, les entreprises doivent surtout s’assurer de pouvoir se conformer à leurs nouvelles obligations en s’équipant d’un système EDI. « C’est une simple mise en écriture informatique compressée des données. Tous les éditeurs de logiciels de facturation ou de gestion commerciale vont probablement le proposer très rapidement. Pour les entreprises qui en disposent déjà, il faudra être vigilant sur leur mise à jour et pour celles qui établissent leur facture sur papier ou sur tableur il faudra s’en doter », précise Pierre Billet. Une première étape avant de réfléchir plus globalement aux évolutions nécessaires en termes d’organisation et de gestion.
