Remplacer ses documents papiers en fichiers numériques ? La dématérialisation est une option dans l’air du temps. Elle va progressivement s’imposer, en raison de ses nombreux avantages. « Elle a simplifié la tâche des commissaires aux comptes. Finies les longues séances à la photocopieuse et les encombrants classeurs, désormais tout est scanné », raconte ainsi Christian Rotureau, expert-comptable et commissaire au compte au sein du cabinet AEC, à Sarlat, membre du groupement France Défi. « En quelques secondes, il est possible d’avoir sous les yeux tout l’historique de ses relations avec un client », renchérit Pascal Guicherd, responsable de MG Systèmes d’information, une filiale du cabinet d’expertise-comptable rhônalpin MG spécialisée dans l’installation et la maintenance de postes de travail et de logiciels. « Sans compter la réduction de certains coûts, comme ceux liés à la consommation de papier, à l’envoi des factures ou à l’espace nécessaire au stockage des documents », ajoute Christian Rotureau.
Sélectionner avant d’effectuer la dématérialisation des documents
Chez AEC, la dématérialisation s’est inscrite dans le cadre de la certification environnementale ISO 14001. « Nous l’avons mise en place par paliers, service par service », explique Christian Rotureau. « Avant de se lancer, une sélection doit être effectuée dans les archives. Certains documents doivent être sauvegardés, parce qu’il ont un intérêt professionnel réel ou qu’il existe une obligation légale de conservation », relève de son côté Pascal Guicherd. Attention à ne pas créer un « cimetière de données », dont la plus grande partie aura été scannée pour rien, puisqu’elle ne sera jamais réutilisée.
Choisir un logiciel de GED adapté
Sur le marché, il existe une multitude de logiciels de gestion électroniques de documents (GED), indispensable pour l’archivage. Il n’est pas toujours opportun d’opter pour l’outil le plus sophistiqué, l’important étant que l’indexation et la recherche soient les plus intuitives et les plus rapides possibles. « En revanche, il faut choisir un produit indépendant de tout matériel ou de tout logiciel », insiste Pascal Guicherd. Certains systèmes de GED sont proposés par les éditeurs de logiciels de facturation ou les fabricants de photocopieuses. La proposition est séduisante, mais qu’en sera-t-il lorsque vous souhaiterez changer de fournisseur et récupérer les données stockées depuis plusieurs années ? A défaut d’indépendance, il est recommandé de prévoir une clause de réversibilité très précise, détaillant les modalités de récupération des documents.
S’équiper du bon matériel
Pour que les salariés adoptent la gestion électronique des documents, encore faut-il qu’ils soient équipés du matériel adéquat. « C’est un critère de réussite du passage à la dématérialisation », assure Pascal Guicherd. A mettre sur sa liste : des écrans d’ordinateur de grande taille (voire deux par poste de travail pour certaines activités), des scanners de production individuel sans oublier un logiciel de lecture des PDF permettant d’intervenir directement sur les documents.
Ouvrir son outil de GED à ses clients
La plupart des logiciels de GED permettent de donner des droits d’accès à ses clients. « Ainsi, ces derniers peuvent consulter les documents les concernant 24 heures sur 24. Cette fonctionnalité permet aussi de favoriser les relations collaboratives. Par exemple, dans la construction, le fait que les différents corps de métier puissent accéder aux documents d’un chantier, les actualiser et en déposer de nouveau, est facteur de fluidité », explique Pascal Guicherd. Evidemment, le passage à la dématérialisation implique, si ce n’est déjà fait, la mise en place d’une solide stratégie de sauvegarde des données. Indispensable pour qui veut s’éviter des sueurs froides.
