Les entreprises françaises vont graduellement devoir se convertir à la facturation électronique, du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026. Une obligation qui astreint les entreprises à choisir un logiciel et un mode de transmission.
Afin de mettre en application la directive européenne 2014/55/UE, le gouvernement a annoncé le 15 septembre 2021 généraliser graduellement la facturation électronique dans les transactions B2B du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026 en fonction de la taille des entreprises. L’objectif est de faciliter les relations interentreprises et de réduire les délais de paiement, mais aussi d’améliorer la détection des fraudes.
Si les intentions sont louables, cela exige une réelle adaptation de la part des entreprises. D’autant plus que toutes devront être en mesure de recevoir les factures électroniques à compter du 1er juillet 2024, quelle que soit leur taille, et donc avoir fait le choix d’une plateforme pour la réception des factures électroniques des fournisseurs.
Facturation électronique : choisir la bonne plateforme de dématérialisation
Tout d’abord, qu’entend le gouvernement par facturation électronique ? Comme le souligne Damien Blanc, expert-comptable associé chez AHA Expertises & Conseils, « il ne faut pas confondre facture dématérialisée et facture électronique ». Et de mettre en garde : « Il ne s’agit pas uniquement de transmettre des factures en format PDF ».
En effet, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée : en plus des 26 mentions obligatoires sur toutes factures, quatre nouvelles mentions sont obligatoires à des fins de gestion (numéro SIREN, adresse de livraison, informations sur la nature des opérations donnant lieu à une facture, paiement de la taxe d’après les débits).
De plus, les factures devront être obligatoirement adressées par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Cela peut se faire via une plateforme privée (PDP, pour plateforme de dématérialisation partenaire) ou via la plateforme publique (PPF, pour portail public de facturation). « Les plateformes partenaires seront connues fin 2023. À partir de cette date, il s’agira de choisir la plateforme la plus adaptée, en fonction de ses besoins et des services annexes proposés », précise Damien Blanc qui conseille de ne pas se fier à la communication publicitaire des différents prestataires mais plutôt aux recommandations de son expert-comptable. « La PPF sera par ailleurs certainement suffisante pour certains clients », ajoute-t-il.
Quels changements sur la manière de travailler ?
Damien Blanc préconise également de réfléchir au choix d’un logiciel de facturation. « Il ne faut pas utiliser Excel ou Word », insiste-t-il. Pour choisir le bon éditeur, il s’agit surtout de s’assurer, en posant la question aux prestataires identifiés, que l’édition de factures au format électronique sera bien assurée, même après la mise en place de la réforme.
Certains éditeurs vont arrêter ce service. Il est également possible de déposer des factures dématérialisées sur le le portail public jusqu’en 2027.
Ainsi, le passage peut se faire en douceur pour les entreprises qui n’émettent pas beaucoup de factures ou qui n’ont pas besoin de services complémentaires.
Damien Blanc incite aussi à réfléchir sur l’organisation interne. « Toute fonction comptable va être touchée par cette évolution. Il va notamment falloir valider les documents transmis par ce format », anticipe-t-il. Il s’agira donc de faire évoluer les postes comptables afin qu’ils soient en mesure de traiter les données comptables numériques.
« Le passage à la facturation électronique entraîne des changements dans la façon de travailler », observe Damien Blanc. Ce qui fait que cette nouvelle obligation est plutôt perçue comme une contrainte pour les entreprises. Pourtant, les avantages peuvent être nombreux : gain de temps, traitement simplifié, transmission plus rapide… Cela peut être l’occasion de réellement faire évoluer sa comptabilité.
