Lors du choix d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED), le prix est loin de constituer l’élément sur lequel se focaliser. Voici trois autres critères de choix pour éviter les mauvaises surprises.
« Zéro papier » ! Pour parvenir à cet objectif, la gestion électronique des documents (GED) est une alliée indispensable. En la matière, il existe une multitude d’offres, à tous les prix. « Il n’existe pas de logiciel idéal et pas de leader. Certaines sont plus adaptées aux petites entreprises, d’autres s’adressent à des secteurs d’activité. Bref, le choix est lié aux besoins de chaque entreprise », prévient Pascal Guicherd, directeur informatique du Groupe MG, membre du groupement France Défi. Avant même d’opter pour une solution ou une autre, une phase préalable s’avère indispensable : la définition de l’arborescence. « Que doit-on classer et où ? Cette phase de réflexion est essentielle pour bien correspondre aux attentes des collaborateurs », souligne Pascal Guicherd. La GED est un élément fédérateur dans l’entreprise, elle doit obtenir l’assentiment de tous les utilisateurs. Il peut donc s’avérer utile d’associer les salariés des différents services à la conception de cette méthode de classement. Pour bien choisir sa solution :
GED : privilégier des outils simples
Il existe une multitude de solutions de gestion électronique des documents, plus ou moins sophistiquées. « Mais ce qui conviendra à une grande entreprise ne sera pas adapté à une TPE », souligne Pascal Guicherd. Et le mieux est parfois l’ennemi du bien. « Mieux vaut opter pour une solution simple, intuitive, ne nécessitant pas des journées de formation avant la première utilisation. Une trop grande technicité risque de décourager les collaborateurs », insiste Pascal Guicherd. Seuls points non négociables : la possibilité d’ajouter des fonctionnalités si nécessaire et l’importance du volume de stockage, puisqu’au fil du temps la masse de documents ne va cesser d’augmenter. La facilité à intégrer tous types de documents, quels que soit leur format informatique et leur provenance, est également à ne pas négliger.
Opter pour une solution indépendante
La plupart des éditeurs de logiciels « métiers », par exemple dans le domaine de la gestion ou de la comptabilité, proposent leurs propres outils de GED. Ce n’est pas forcément vers ces solutions qu’il faut se diriger. «Le risque, avec ces solutions « chaînées » est d’en devenir captif. Que se passe-t-il si l’entreprise souhaite se passer du logiciel auquel est lié l’outil de GED ? », s’interroge Pascal Guicherd.
Se pencher sur les conditions de réversibilité
Avant de faire son choix, les clauses de réversibilité doivent être examinées de près. En clair, il s’agit de vérifier les possibilités et les modalités de récupération des données, notamment en cas de changement de prestataire, car elles peuvent parfois être très restrictives, ou complexes à mettre en œuvre. « Sous quel format sont-elles rendues ? Le contrat prévoit-il des conditions limitatives ? Quelles sont les conditions financières ? », liste Pascal Guicherd. Un moyen de se prémunir contre les mauvaises surprises : certains prestataires autorisent par exemple la récupération des données, mais fichier par fichier… De quoi décourager les meilleures volontés.
