La facture électronique s’impose en entreprise. D’ici 2020, dans le cadre des marchés publics elle sera obligatoire pour toutes les sociétés.
Le 1er janvier 2018 les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ayant pour clients des entités publiques comme des mairies, des hôpitaux, des écoles… doivent passer à la facture électronique. Une obligation qui fait suite à celle concernant les grandes entreprises le 1er janvier 2017. En effet, l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 a définit un calendrier pour les émetteurs de factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs. D’ici à 2020 toutes les entreprises devront s’astreindre à cette obligation. Le tour des PME viendra en 2019, suivi des TPE et micro entreprises en 2020.
L’État accepte la facture électronique depuis 2012
L’État a été précurseur dans cette volonté de dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2012, il est tenu d’accepter les factures électroniques. L’obligation a été élargie le 1er janvier 2017 aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics. L’objectif étant de s’aligner sur nos voisins européens. Ainsi, la Norvège, la Finlande et le Danemark, par exemple, font figure de bons élèves. Ces pays utilisent les factures électroniques depuis 2005.
Les avantages de la facture électronique
Réduction des coûts, minimisation du risque d’erreur, diminution des temps de traitement et des délais de paiement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges… les atouts de la facture électronique sont nombreux. Pour les entreprises qui n’y sont pas encore tenues, l’adopter dès maintenant peut même constituer un avantage concurrentiel non négligeable. En effet, une clause de dématérialisation est de plus en plus présente dans les marchés publics. Pour ne pas rater de contrats, mieux vaut anticiper !
Un portail pour traiter les factures électroniques
Pour simplifier les relations entre entreprises privées et entités publiques, L’agence pour l’Informatique financière de l’État (AIFE) a développé une plateforme gratuite,: Chorus Pro. Elle permet le dépôt et la réception des factures et leur suivi. Officiellement lancée le 20 septembre 2016, elle avait recueilli 10 millions de factures à la mi-décembre selon le ministère de l’Action et des Comptes publics. Le portail est aujourd’hui utilisé par 150 000 entités publiques et plus de 80 000 fournisseurs dont 80% sont des PME. Le ministère estime qu’en 2020, près de 100 millions de factures devraient être traitées par Chorus Pro chaque année, en provenance d’un million d’entreprises.
Quelles mentions pour la facture électronique ?
Comme son homologue papier, la facture électronique comporte des mentions obligatoires. Ainsi doit notamment y figurer : l’identité de l’émetteur et du destinataire, la date d’émission et le numéro de la facture, le détail des produits ou services concernés, ainsi que leur date de livraison ou d’exécution, le détail du coût hors taxe et le montant des taxes payables, le cas échéant les modalités particulières de règlement. Pour l’authentifier, il existe différentes méthodes : la signature électronique via un certificat qualifié, la mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée, l’utilisation d’une norme acceptée par les deux parties permettant l’automatisation du traitement de la facture comme l’utilisation d’un logiciel de gestion intégrée.
