La loi de finances rectificative pour 2016 a assoupli les modalités de conservation des documents et pièces établis ou reçus sur support papier.
Ainsi, ces documents peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier pendant un délai de 6 ans.
Numérisation des factures papier : quoi de neuf ?
Un arrêté fixe les modalités de numérisation des factures papier.
Il est ainsi précisé, s’agissant des factures établies à l’origine sur support papier, que :
– Le transfert vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique tant en image qu’en contenu ;
– L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti lui-même ou un tiers selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures durant toute la période de conservation (6 ans).
Par ailleurs, afin de garantir leur intégrité, les fichiers numérisés doivent être conservés sous format PDF ou PDF A/3 et être assortis :
– D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– D’une empreinte numérique ;
– D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List – TSL).
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Qui est concerné ?
Les entreprises qui souhaitent numériser leurs factures émises ou reçues sous format papier.
Quelle est la date d’entrée en vigueur ?
Application immédiate
Pour en savoir plus
– Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales.
