Afin d’encourager les entreprises à recourir à la feuille de paie électronique, de nouvelles règles s’appliquent depuis janvier 2017. Une étape supplémentaire vers le « zéro papier » synonyme d’économies.
La remise du bulletin de paie dans une enveloppe de la main à la main ou envoyé par courrier appartiendra-t-elle bientôt au passé ? Pas sûr car aujourd’hui, contrairement à leurs homologues allemandes ou britanniques, peu d’entreprises françaises ont opté pour la dématérialisation de ce document remis tous les mois à leur personnel. « Pourtant, la dématérialisation se traduit par des économies liées au coût du timbre pour l’envoi, de l’impression et par des gains de temps lié à la mise sous pli », remarque Alexandra Despres, responsable du service social au sein du cabinet d’expertise comptable Michel Creuzot (Orléans), qui vient d’opter pour cette formule. Selon le rapport « Pour une clarification du bulletin de paie » publié par le ministère du Travail en juillet 2015, ce gain atteindrait entre 10 et 32 centimes d’euro par feuille de paie. A multiplier par 12 et par le nombre de salariés…
Des règles de conservation du bulletin de paie encadrées
Afin d’accélérer le mouvement, de nouvelles règles, fixées par un décret du 16 décembre 2016, sont entrées en vigueur le 1er janvier dernier. La première ? « Il n’est plus nécessaire d’obtenir au préalable le consentement des salariés. Il faut en revanche, un mois avant la mise en place de cette nouvelle procédure, les en informer par courrier recommandé avec accusé de réception, en leur rappelant leur droit d’opposition. Et également avertir les nouveaux embauchés », précise Alexandra Despres. Des règles encadrent strictement l’accès à ces documents : les salariés doivent pouvoir disposer de leurs bulletins de paie, soit durant 50 ans, soit jusqu’à leurs 75 ans. Et si l’entreprise cesse son activité, elle doit informer les salariés au moins trois mois avant la fermeture du service où les bulletins sont centralisés. De plus, pas question de proposer une solution d’accès complexe : les collaborateurs doivent pouvoir récupérer, à tout moment, l’intégralité de leurs bulletins de paie, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé. Les mêmes règles s’appliquent en cas de stockage chez un prestataire. « Nous avons décidé de mettre à disposition des collaborateurs du cabinet un coffre-fort électronique dans lequel leur sera envoyé leur bulletin de paie et où ils pourront rassembler tous leurs documents administratifs », explique Alexandra Despres. Dernière exigence, les feuilles de paie devront aussi être consultables via le Compte personnel d’activité (CPA) récemment mis en place.
