Certains utilisent des solutions de Cloud ou de gestion électronique des documents (GED) pour conserver leurs fichiers numériques. D’autres préfèrent les entreposer dans un coffre-fort électronique. « Ce sont des solutions de stockage qui n’ont pas le même degré de sécurisation. Seuls les coffres-forts électroniques possèdent des normes de sécurité proches de celles du domaine bancaire », note Pascal Guicherd, responsable de MG Systèmes d’information, une filiale du cabinet d’expertise-comptable rhônalpin MG, spécialisée dans l’installation et la maintenance de postes de travail et de logiciels.
Le coffre-fort électronique : un outil utile aux dirigeants d’entreprise
Cette sécurité se matérialise notamment par le fait que les documents qu’il contient sont cryptés dès leur envoi et le restent même lorsqu’ils sont consultés. « A priori, un coffre-fort électronique est personnel, mais il est possible d’en partager entre les deux ou trois cadres dirigeants d’une même entreprise. Il permet de centraliser des dossiers clés et de les consulter sans danger de n’importe quel ordinateur », souligne Pascal Guicherd. Il est d’ailleurs possible de partager durant une durée limitée un contrat ou un plan de financement avec un tiers qui pourra seulement le consulter. Autre atout de cet outil, la possibilité de le paramétrer afin qu’il aille directement « aspirer » ses factures sur le site de son opérateur téléphonique ou ses déclarations auprès des impôts. « La recherche est d’autant plus simple que les fichiers peuvent être tagués avec des mots clés », précise Pascal Guicherd. Dernier avantage, et pas des moindres pour les chefs d’entreprise : le téléchargement dans un coffre confère une date probante aux documents, apportant une sécurité juridique.
Choisir le bon prestataire
De nombreuses sociétés proposent des coffres-forts électroniques. Mais, avant de s’engager, mieux vaut vérifier le sérieux du prestataire, par exemple en s’assurant qu’il dispose du label de la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC). Autre sujet d’interrogation, la pérennité de ce fournisseur. « Qu’advient-il des documents que l’on a stockés depuis des années si celui-ci disparaît ? », s’interroge Pascal Guicherd. Par prudence, il est préférable de se tourner vers une entreprise solide, voire dépendant de l’État, comme Digiposte, de La Poste, ou une solution proposée par les banques ou les compagnies d’assurances.
Proposer un coffre-fort électronique à ses salariés
Au sein du cabinet d’expertise comptable rhonalpin MG, chaque collaborateur bénéficie d’un coffre-fort électronique. « C’est dans ce coffre que nous leur envoyons leur bulletin de paie. Ils peuvent également l’utiliser pour centraliser des documents administratifs, des factures ou encore des copies de leur papiers et de leur permis de conduire », précise Pascal Guicherd. Le tout gratuitement puisque ces coffres-forts numériques, jusqu’à un certain volume de stockage, ne coûtent rien.
