Les outils collaboratifs et les plateformes de partage peuvent révolutionner notre façon de travailler. À condition de choisir les bons…
Philippe Cohen, gérant de la société Alexma Audit, membre du groupement France Défi, a ouvert une entreprise « 100% digital ». Cet expert-comptable et commissaire aux comptes travaille exclusivement avec des outils collaboratifs avec ses collègues et avec ses clients. « Nous avons été parmi les précurseurs à travailler en mode partagé, note-t-il. Cela vaut aussi pour notre clientèle. Nous ne pourrions pas prendre un client qui apporterait sa comptabilité dans un classeur. Tout doit être accessible et partagé. Par et pour tous. »
Travailler dans le cloud, de Google à NETexcom
Hors de question, ici, de départager les logiciels collaboratifs. Philippe Cohen en a vu émerger beaucoup : « C’est vraiment une question de sensibilité et de prise en main des outils, en fonction des différentes modalités proposées. » Pour sa bureautique, il se montre très satisfait de la gamme « G Suite » de Google, une suite intégrée d’applications de collaboration et de productivité cloud sécurisées, qui comprend Gmail, GED, Agenda, soit des outils de partage de documents (PDF, EXCEL) et de calendrier, notamment. Aux échanges de mails, il ajoute des fenêtres de « chat » et des outils de vidéoconférence. Il utilise aussi des documents où chacun peut écrire et contribuer en même temps que ses collègues.
Pour sa facturation, en revanche, le cabinet utilise son propre logiciel de comptabilité. « Là encore, il y a plusieurs « environnements » possibles, précise notre expert. Certains éditeurs vous obligent à installer un module sur votre ordinateur qui leur est propre. Notre logiciel NETexcom fonctionne exclusivement en mode web avec toute notre activité en « cloud ». Pour nous qui sommes souvent en déplacement comme pour nos clients, qui ont accès en permanence à des tableaux de bord et à des informations financières en temps réel, c’est très pratique. »
Outils collaboratifs : quelques mises en garde
Pour autant, l’adoption de logiciels collaboratifs nécessite une vraie réflexion. « Ce n’est pas parce qu’ils font leurs preuves qu’ils marcheront dans un autre cabinet, insiste Philippe Cohen. Il faut utiliser ces applications comme un moyen, non comme une fin, en fonction de sa stratégie et de la sensibilité de chacun. C’est une vraie problématique de ressources humaines. » Il s’avère essentiel de prendre quelques précautions.
Si j’avais un seul conseil à donner, ce serait celui-ci : n’utilisez que des outils payants, et pas les versions gratuites souvent proposées
L’éditeur, dans ses conditions générales, se réserve souvent le droit d’utiliser vos données à des fins d’exploitation. « Payer un abonnement professionnel, c’est la garantie d’avoir un environnement sécurisé, et des sauvegardes régulières. »
