Dropbox, OneDrive, GoogleDrive, iCloud… ces solutions de stockage familières des particuliers peuvent également être utilisées par les entreprises. Mais utiliser un cloud demande certaines précautions.
Photos de vacances, vidéos de famille, morceaux de musique, documents administratifs… De nombreux particuliers utilisent des solutions en cloud pour stocker leurs documents. Le plus souvent gratuites, accessibles de partout et de n’importe quel appareil connecté, tout en évitant de saturer la mémoire de son smartphone ou de son ordinateur personnel, les solutions de stockage en ligne s’avèrent particulièrement séduisantes. Mais sont-elles vraiment adaptées à l’archivage des documents d’entreprise ? « Elles sont adaptées au fonctionnement de beaucoup d’entreprises, pour partager des documents entre collègues et avoir un accès à ses données où que l’on se trouve. Mais à condition de respecter certaines règles », explique Fabien Corneillie, associé, en charge du pilotage du système d’information au cabinet d’expertise comptable CTN France, membre du groupement France Défi.
Cloud : opter pour un fournisseur reconnu
Avant d’adopter une solution, se pencher sur les conditions d’utilisation est impératif. Certes, c’est rébarbatif mais c’est le meilleur moyen d’éviter les mauvaises surprises. Ainsi, vérifier les lieux où les données sont stockées ou celui où le fournisseur est établi n’est pas inutile : ils détermineront le droit applicable et les tribunaux compétents en cas de litige. Par exemple, si les serveurs de votre prestataire sont aux États-Unis, il faut savoir que les autorités américaines ont la possibilité, conformément au Patriot Act, de consulter et de copier vos données. Cela reste une éventualité infime mais réelle. « Par ailleurs, il est préférable de choisir un outil à la réputation bien établie, pour être assuré de la pérennité de ses données et ne pas se retrouver avec un fournisseur disparaissant sans préavis », assure Fabien Corneillie.
Éviter les solutions gratuites
De nombreuses offres Cloud sont gratuites. Outre le fait que leur capacité de stockage est réduite, et donc rarement suffisantes pour une entreprise, ce n’est pas la seule raison de préférer une solution payante. « Rien n’étant jamais gratuit, ces offres autorisent, en contrepartie, la possibilité pour le fournisseur d’accéder aux données pour les analyser », pointe Fabien Corneillie. Mieux vaut donc se tourner vers des solutions professionnelles comme Dropbox Business ou OneDrive Entreprise. En plus de systèmes de sécurité avancés, ces dernières offrent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, la possibilité de définir des droits d’accès ou d’effacer à distance des fichiers contenus dans un appareil perdu ou volé.
Quid des données sensibles ?
Placer dans le cloud des informations liées à un projet dans le domaine de la défense ou soumis à un accord de confidentialité ? Pas vraiment recommandé, sauf à crypter l’ensemble des données concernées à un niveau très élevé. « Pour les documents les plus sensibles, un coffre-fort numérique constitue la solution en ligne la mieux sécurisée », remarque Fabien Corneillie. Un haut niveau de protection lié au fait que les données qu’il contient sont cryptées dès leur envoi et le restent même lorsqu’elles sont consultées. Comme pour les fournisseurs du Cloud, mieux vaut opter pour un fournisseur reconnu.
