Comment tirer le meilleur intérêt de sa relation avec son expert-comptable ? Une fois son champ d’intervention défini, le chef d’entreprise doit clarifier les rôles de chacun et se mettre d’accord sur la manière d’organiser leur travail au quotidien.
L’ordre de mission
Confier ses factures, la réalisation de ses fiches de paie ou les gérer en interne, externaliser la tenue de sa comptabilité ou simplement la faire réviser, les options sont nombreuses au quotidien. « Cela dépend de la taille, du choix de l’entreprise et cela peut changer en fonction de l’évolution des compétences en interne », estime Philippe Guermeur, directeur associé de 3G Gadras et membre du groupement France Défi. « Nous pouvons mettre à disposition un collaborateur qui vienne trier les papiers, relancer les factures. C’est rare mais on le propose », complète Stéphane Lambert, associé chez Michel Creuzot et vice-président du groupement. L’important est que les tâches de chacun soient précisément définies dans la lettre de mission.
A quelle fréquence le voir ?
La fréquence des rendez-vous varie en fonction du contenu de l’ordre de mission. Au-delà des rencontres visant à établir le bilan, d’autres échanges réguliers sont parfois mis en place. « L’entreprise peut être en relation avec le cabinet deux fois par mois, au moment de faire les paies, puis les déclarations de TVA par exemple », illustre Hervé Granet, associé chez Axens et vice-président de France Défi. Mais en cas de doute, le chef d’entreprise a tout intérêt à solliciter son cabinet. Lorsqu’il a plusieurs interlocuteurs – expert-comptable, collaborateur comptable, collaborateur social – leurs coordonnées lui sont fournies en début de mission. « Parfois des interrogations peuvent paraître banales mais il ne faut pas hésiter à nous déranger, notamment au moment de la création pour éviter toute erreur », note Stéphane Lambert. Même pour des problématiques qui ne sont pas directement en lien avec les compétences du cabinet, il est souvent utile de le contacter. « Sur des sujets très particuliers comme les brevets, on peut orienter vers des interlocuteurs de notre entourage. En cas de conflit, on redirige aussi vers des avocats », détaille Lionel Salembier, associé chez AGC et vice-président de France Défi.
L’expert-comptable est parfois lui-même à l’origine du contact. « Lorsque je me déplace, il m’arrive souvent de faire un détour pour aller voir une entreprise et il est très rare que le client n’ait pas justement une question à me poser », témoigne Hervé Granet.
Où le voir ?
Le lieu des rencontres est au choix du chef d’entreprise. « Certains préfèrent que l’on se déplace mais d’autres souhaitent venir au cabinet car ils savent qu’ils seront alors complètement dédiés au rendez-vous », souligne l’expert. Les échanges peuvent aussi prendre d’autres formes. « J’ai un de mes clients au téléphone chaque mois pour commenter les chiffres de son suivi, alors qu’il est à seulement 10 km du cabinet. D’autres préfèrent que l’on se voie, on peut aussi procéder par visioconférences», assure Philippe Guermeur.
Qui réunit les documents ?
Travailler avec son expert-comptable, c’est lui faire parvenir régulièrement l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission. « Si on tient la comptabilité du client, il va devoir nous transmettre toutes ses factures fournisseurs et clients, ses relevés bancaires, son contrat s’il prend une voiture en crédit-bail… Sans documents juridiques, on ne peut pas faire de comptabilité », prévient Philippe Guermeur. Là encore, la plupart des cabinets fournissent en début de mission la liste des documents à transmettre. « Une fois traités, ils sont restitués au client », précise Hervé Granet. C’est donc à l’entreprise qu’il incombe la charge de les archiver, sachant que la législation lui impose des délais de conservation pour certains de ces éléments.
Quel interlocuteur au quotidien ?
Au-delà des échanges d’informations et des conseils qui font partie de la relation courante entre l’entreprise et son expert-comptable, ce dernier est aussi amené à jouer un rôle privilégié dans les grandes étapes de la vie d’une entreprise, comme la transmission ou la cession. Pour cela, il reste engagé aux côtés de la personne avec laquelle il a signé une lettre de mission. Et lorsque l’entreprise compte plusieurs associés ? « Nous sommes tenus au secret professionnel vis-à-vis de l’associé gérant. Lorsqu’il y a des cogérants nous pouvons répondre à tous. Mais s’il y a des tensions entre deux associés, nous essayons de désigner un autre expert-comptable au sein du cabinet pour qu’aucun n’ait l’impression d’être lésé », souligne Philippe Guermeur.
En tout état de cause, si la relation entre le chef d’entreprise et le cabinet doit être organisée et encadrée, les experts-comptables s’efforcent au quotidien de faire preuve de souplesse et de s’adapter aux différentes situations.
