La car policy est la politique de mise à disposition de véhicules dans une entreprise. Il s’agit d’un document, rédigé par l’entreprise, mentionnant les règles à respecter concernant l’utilisation des véhicules, mais aussi la constitution de la flotte.
Une « car policy » se définit comme la « politique automobile » d’une entreprise. Le document, non obligatoire mais recommandé à partir d’une flotte de 50 véhicules, intègre l’ensemble des règles de gestion du parc automobile d’une société. Une car policy offre de nombreux avantages, pour les dirigeants comme les employés et concerne également l’image de l’entreprise.
Un équilibre à trouver
Pour constituer sa flotte automobile, une entreprise doit trouver un équilibre entre différents éléments : le Total Cost of Ownership (TCO), soit la totalité des coûts de possession, le choix des véhicules et les besoins des salariés.
Le TCO prendra ainsi en compte différentes spécificités : l’entreprise est-elle propriétaire ou locataire de sa flotte ? Quels sont contrats d’assurance ? Quid de l’entretien des véhicules ?… Les exigences environnementales sont aussi à prendre en compte avec le durcissement de la fiscalité concernant les véhicules les plus émetteurs de CO2.
Le choix des véhicules en eux-mêmes résultera généralement d’une négociation entre l’entreprise et le constructeur ou le loueur. La car policy sera en ce sens régulièrement mise à jour selon l’évolution du catalogue constructeur et des changements législatifs. Le document encadrera aussi les questions liées à l’image de l’entreprise. Elle pourra, par exemple, privilégier les marques nationales ou exclure des modèles trop clivants : choisir d’imposer un SUV ou un 4×4 peut être mal perçu à l’heure où la lutte contre le réchauffement climatique fait partie des grandes préoccupations sociétales.
Car policy, des droits et des devoirs
Quel véhicule pour quel collaborateur ? Commerciaux, techniciens ou dirigeants n’ont pas les mêmes besoins et cette dimension doit apparaître dans la car policy. Chaque véhicule doit être bien adapté au métier, avec des règles claires d’attribution, surtout si des véhicules de société et des véhicules de fonction sont attribués par l’entreprise. Qui plus est, la car policy déterminera également les conditions d’utilisation du véhicule, notamment son usage privé : le salarié peut-il l’utiliser le week-end ? Est-il le seul à pouvoir le conduire ?
Au-delà du catalogue ou de l’attribution, la car policy encadre une bonne définition des droits et obligations de l’employé et de l’employeur pour éviter tous litiges ou incompréhension entre les collaborateurs et l’entreprise. Elle définit les règles d’usages du véhicule, comme la zone géographique ou le kilométrage autorisé, les procédures d’entretien et peut prévoir des sanctions. Elle détaille également les procédures en cas de problèmes (vol, panne, accident). La clé d’une politique de flotte automobile réside donc la combinaison de règles précises (pour favoriser la compréhension de tous et maîtriser les dépenses) et d’une vraie souplesse de choix (pour satisfaire le plus grand nombre de salariés).
Car policy, la check-list à retenir
En résumé, voici quelques éléments clés à définir pour une car policy efficace :
- les règles d’attribution (qui est éligible et pour quelle catégorie ? Le véhicule est-il inclus dans la rémunération ? Est-il indispensable à l’activité ?…)
- la zone géographique, la durée et le nombre de kilomètres autorisés ; le budget carburant
- les règles de sécurité et les interdictions
- les règles en cas d’utilisation privée du véhicule (week-end ou vacances ? Qui peut utiliser le véhicule ?)
- les modalités en cas de changement de véhicule ou de poste
- les procédures à suivre pour l’entretien
- les procédures à suivre en cas de problèmes (vol, panne, accident)
Signées par le collaborateur, ces conditions d’utilisation garantiront une meilleure compréhension de l’ensemble des règles à respecter par le salarié.
Côté entreprise, la car policy permettra de :
- faciliter le travail du gestionnaire de parc
- déterminer les marques et les modèles de véhicule
- réduire le Total Cost of Ownership
- réaliser des économies en définissant un nombre de véhicules nécessaire et pouvoir négocier un tarif d’achat ou de location
- renouveler son parc régulièrement, et pourquoi pas choisir des véhicules 100 % électriques ou hybrides rechargeables et de jouer ainsi sur le bilan carbone de l’entreprise (RSE).
Le point essentiel pour une car policy efficace tient à sa conception collégiale. Elle sera d’autant plus pertinente, efficace et juste si elle est issue d’une réflexion partagée entre la direction générale, le département des achats, les ressources humaines, l’ensemble des départements des collaborateurs concernés, et la direction financière.
