Selon la nature de la prestation et l’importance du contrat, certaines vérifications et clauses doivent être prises dans le contrat de prestations de services afin de sécuriser la relation entre les deux parties.
Service de gardiennage, maintenance informatique, ménage des bureaux… Pour une entreprise, faire appel à un prestataire pour des missions hors de son champ d’activité est une situation courante. Cette relation commerciale est généralement encadrée par un contrat de prestations de services. « Au vu de la variété des situations et de la diversité des enjeux, il n’existe pas de contrat type », fait remarquer Sylvie Brenner, associée au sein du cabinet, B&M Avocat, membre du groupement Juris Défi. L’avocate juge toutefois « incontournable » de formaliser le contrat par un écrit et de se faire accompagner d’un professionnel afin d’envisager avec lui toutes les situations à risque possibles.
Vérifier les informations des parties
Avant de s’engager, « il est essentiel de s’informer sur le prestataire afin d’évaluer sa crédibilité, sa santé financière, sa solvabilité et pourquoi pas sa notoriété», note l’avocate. Des sites comme Infogreffe ou pappers.fr sont des ressources utiles pour dénicher ce type d’informations et éviter les mauvaises surprises. « Dans tous les cas, il faut vérifier que le prestataire est assuré pour la prestation à réaliser. » Il est à noter qu’un simple devis peut parfois suffire mais « dans ce cas, il faut impérativement vérifier les conditions générales de vente du prestataire et les renégocier si besoin. »
Attention à l’objet du contrat de prestations de services
Lors de la rédaction, une attention particulière doit être portée à l’objet du contrat. La prestation doit y être clairement détaillée car c’est elle qui va déterminer l’étendue de l’engagement du prestataire. « Plus la prestation est précise, moins il y aura de risques de litiges », résume Sylvie Brenner. Le prix et les modalités de règlement doivent clairement apparaître, qu’il s’agisse d’un forfait ou d’un contrat au temps passé.
Dans la mesure du possible, il faut prévoir un calendrier de réalisation. La notion juridique de délai raisonnable est en effet très élastique. Si une date butoir est envisagée, l’entreprise doit la mentionner comme une condition déterminante dans le contrat et le cas échéant prévoir des pénalités de retard.
Il convient de préciser également la durée du contrat (déterminée, indéterminée, renouvellement, reconduction tacite…) et les conditions de sa résiliation (durée, préavis, modalités…).
Les autres clauses indispensables
Selon le type de prestations, une clause de confidentialité peut être conseillée : « Dans le cas de certains contrats, des données sensibles pourront être transmises au prestataire (ex. : données personnelles des salariés) et une attestation de conformité au RGPD devra lui être demandée », note l’avocate. Une clause d’imprévision ou de cas de force majeure peut également être prévue afin d’anticiper un bouleversement des conditions d’exécution du contrat (pandémie, événements climatiques, pénurie de matières premières…).
Si les niveaux d’engagement ou/et les enjeux financiers sont particulièrement élevés, des cautions (bancaires, séquestre) peuvent être prévues. Sylvie Brenner préconise également d’insérer systématiquement une clause sur le règlement des litiges. « En effet, compte tenu de la longueur des procédures et de l’aléa judiciaire, il est préférable d’envisager dès le début un mode alternatif de règlement des différends : médiation, arbitrage ou, si les avocats y sont formés, droit collaboratif ».
