« Les entrepreneurs ont besoin de connaître assez vite leurs résultats, pour pouvoir prendre, en fonction, des mesures correctrices. Plus on attend, moins elles seront efficaces car les résultats auront encore évolué », explique Francis Kieffer, président de CTN France, membre du groupement France Défi. Disposer rapidement d’informations pertinentes est pourtant à la portée de toutes les entreprises, à condition de réfléchir globalement à l’amélioration du processus de clôture de comptes.
Décrire et auditer la démarche d’arrêté des comptes en place
Il convient d’abord d’identifier les éléments qui ont un impact sur la clôture de comptes en analysant le processus en place, ses acteurs, les informations échangées, les tâches effectuées. « Il faut recenser tous les points de blocage. Par exemple ce qui manque souvent ce sont les factures fournisseurs car les PME n’ont pas forcément de système pour recenser les prestations en attente de factures. Parfois c’est aussi l’évaluation du stock qui prend du temps », illustre le spécialiste.
Se fixer un objectif porté par le chef d’entreprise
Pour que la réduction du délai de clôture soit réellement perçue comme une priorité, il importe de se donner un objectif clair et atteignable. « Il faut se fixer une date en se disant : l’année dernière on a clôturé tel mois, on peut cette fois gagner tant de jours pour telle et telle raison. Il faut que ce soit une démarche de progrès et pas seulement perçu comme une lubie du chef d’entreprise », conseille Francis Kieffer.
Identifier les interlocuteurs clefs
« Pour chaque élément du processus d’arrêté des comptes, on détermine la personne la plus à même de donner l’information dans les temps. On peut aussi mettre en place des systèmes manuels pour par exemple classer à part les commandes de décembre, identifier celles pour lesquelles on n’a pas la facture correspondante et qu’il faudra donc provisionner », détaille l’expert-comptable. Outre les équipes comptables, l’idée est de mobiliser en interne les interlocuteurs capables de faire remonter les bonnes informations.
Adopter un planning précis de clôture de comptes
Un planning doit être établi pour chaque étape du processus. La personne chargée de donner telle ou telle information doit le faire à une date et un horaire précis pas « aussi tôt que possible, de façon à ce que celui qui doit ensuite analyser l’information soit certain d’en disposer », insiste Francis Kieffer.
Mettre en place un suivi régulier
Lorsque cela est possible, il peut être intéressant de fixer des arrêtés mensuels des comptes afin de banaliser l’opération. Dans tous les cas, c’est tout au long de l’année que se prépare la clôture annuelle. « On ne s’en préoccupe pas le 1er janvier, prévient l’expert. On peut par exemple faire un pré-final en décembre en listant les éléments qui resteront à traiter. »
Prévoir les imprévus
Anticiper doit aussi permettre de déterminer la façon dont seront traités les éléments inhabituels. « S’il y a des litiges ou par exemple si on a un contrat en cours avec des engagements qui ne sont pas encore résolus, il faut les identifier à l’avance et les analyser pour savoir comment on les traitera au moment de la clôture », conseille-t-il.
Accepter les estimations
« Ce qui importe c’est que le bilan soit juste au millier près, pas forcément au centime. Lorsque cela est nécessaire et pertinent, on peut passer par des estimations », suggère Francis Kieffer. S’il manque une facture d’électricité mais que l’on connaît le montant de la précédente et l’évolution des tarifs, une estimation peut ainsi faire gagner beaucoup de temps sans mettre en péril la fiabilité des comptes, qui reste bien entendu l’objectif final.
