Frais liés au télétravail : quelles sont les règles ? Remboursement des frais réellement engagés ou allocation forfaitaire, différentes options sont ouvertes à l’entreprise pour prendre en charges les dépenses de ses télétravailleurs.
L’épidémie de Covid-19 a remis le télétravail sur le devant de la scène et, avec lui, plusieurs interrogations pour les entreprises. En travaillant de son domicile, le salarié est en effet susceptible d’engager certaines dépenses. Se pose donc la question des règles relatives à leur remboursement.
Frais liés au télétravail : quelles obligations pour l’employeur ?
Un certain flou existe quant aux obligations de l’employeur en la matière. Il était auparavant tenu par le Code du travail de rembourser à ses collaborateurs les frais découlant directement de l’exercice du télétravail. L’ordonnance Macron du 22 septembre 2017 a fait disparaître cette notion des textes. Pour autant, cela n’implique pas que ces dépenses doivent rester à la charge du salarié. « Par principe, je considère que s’il fait, à sa demande, du télétravail de manière ponctuelle mais dispose d’un bureau dans l’entreprise, il n’y a pas lieu de rembourser ses frais. En revanche, si on embauche une personne en imposant le télétravail, là on doit les prendre en charge », explique Karine Delannoy, secrétaire générale de CTN France, membre du groupement France Défi.
Les dépenses concernées sont variées : loyer, chauffage, internet et téléphone, mais aussi mobilier.
Il importe de rappeler que même en télétravail, l’employeur a l’obligation d’assurer la santé et la sécurité de ses salariés. Il faut donc qu’ils disposent d’un équipement adapté
Exonération sous conditions
Le remboursement des frais liés au télétravail est exonéré de cotisations sociales. Mais encore faut-il s’assurer de les calculer correctement afin que l’Urssaf ne les considère pas comme du salaire déguisé. Depuis fin 2019, l’administration a simplifié la donne en prévoyant la possibilité pour l’entreprise de verser à son salarié une allocation forfaitaire, couvrant l’intégralité des frais liés au télétravail, sans besoin de justifier les dépenses engagées. « Elle est de 10 € par mois pour un jour de télétravail par semaine, 20 € pour deux jours et ainsi de suite, dans la limite de 50 € », détaille Karine Delannoy.
Si l’employeur ne recourt pas à cette allocation forfaitaire, il devra effectuer le calcul, souvent compliqué, des frais réellement engagés pour l’usage professionnel et conserver leur justificatif. Ainsi l’achat d’un fauteuil de bureau ou d’un ordinateur ne donne pas lieu à remboursement s’il est simplement prêté au salarié. Mais si le fauteuil lui est donné, il doit être considéré comme un avantage en nature. Si c’est le collaborateur qui effectue l’achat pour le compte de son entreprise et reste propriétaire du fauteuil, le remboursement ne peut excéder 50 % de la dépense réelle.
Une charte pour encadrer les pratiques
Pour éviter à l’entreprise des problèmes avec l’Urssaf et des contestations de la part des salariés, elle conseille donc d’encadrer les pratiques de remboursement. « Le mieux est d’expliquer les règles, qui doivent permettre l’équité entre les collaborateurs, dans une charte sur le télétravail ou par le biais d’avenants au contrat des salariés ».
