Ni trop, ni pas assez… la gestion des stocks peut s’apparenter à un numéro d’équilibriste. Plus encore en période de crise. Comment l’améliorer ? Voici quelques conseils.
Pour un dirigeant d’entreprise, la gestion des stocks est une épineuse problématique autant qu’un enjeu stratégique. Un surplus, c’est le risque de voir sa trésorerie bloquée, son stock devenir obsolète ou être dévalué. À l’inverse, une rupture de stock pénalise la production et l’activité. « Une bonne gestion est avant tout une question d’équilibre », résume Yann Ollivier, expert-comptable et commissaire aux comptes au sein du cabinet Yzico, membre du groupement France Défi. Un numéro d’équilibriste rendu plus difficile encore avec la crise de la Covid-19.
Conseil n°1 pour la gestion des stocks : mener une analyse approfondie
Dans un premier temps, il est primordial de connaître l’état de ses stocks, matières premières ou produits finis destinés à la vente, « en recherchant une information la plus fine et la plus proche possible du temps réel », souligne l’expert-comptable. Volumes, références tournantes, stocks dormants ou à risque… autant de données qui vont permettre d’établir des scénarios pour adapter à la réalité le niveau de ses stocks et de ses sources d’approvisionnement.
Le recours à des logiciels permet de faciliter les process opérationnels, de l’analyse simple des niveaux de stock et mouvements au suivi en temps réel des inventaires. « Si, hier, on pouvait gérer les stocks de façon empirique et en flux tendu, il faut aujourd’hui faire preuve de plus de prudence. On ne peut plus gérer les stocks au doigt mouillé », note l’expert.
Conseil n°2 : sécuriser ses approvisionnements
Cette analyse en profondeur doit permettre de définir « des stocks de sécurité », un seuil au-dessous duquel une commande doit être lancée pour éviter d’être en rupture. « Améliorer sa gestion, c’est aussi sécuriser ses approvisionnements », confirme l’expert-comptable. Cela nécessite d’avoir un suivi produit par produit.
On applique la règle des 80/20, à savoir les 20 produits les plus importants qui garantissent 80 % de l’activité
Dans un second temps, il convient de vérifier régulièrement l’état de ses stocks. « Pour un suivi plus efficace, il est préférable de privilégier un inventaire régulier et tournant à un inventaire annuel », conseille Yann Ollivier. C’est par exemple la méthode du « comptage par cycle », qui consiste à réaliser un inventaire à petite échelle et à des intervalles de temps déterminés pour corriger les erreurs de l’inventaire permanent.
Conseil n°3 pour la gestion des stocks : entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs
« Il faut travailler dans un esprit de partenariat avec ses fournisseurs », recommande Yann Ollivier. Si la relation est durable et régulière, un contrat-cadre peut être envisagé avec un engagement sur des volumes, les prix, etc. Un bon moyen de faire face à des situations exceptionnelles, comme l’actuelle crise sanitaire, en sécurisant ses sources d’approvisionnement et en limitant la volatilité des prix. « Dans le même temps, cela n’empêche pas d’identifier des fournisseurs et des références de substitution en cas de rupture de stock », conseille l’expert-comptable.
Conseil n°4 : organiser l’espace de stockage
Pour une gestion optimale, une organisation des lieux de stockage doit être anticipée en amont afin d’éviter d’éventuels surstockages ou, a contrario, des sous-stockages. Réception, préparation de commandes, réapprovisionnement… « il convient de repenser l’espace physique pour que le stock soit au plus près de l’endroit où il est utile. L’idée est d’être efficient », souligne l’expert.
Une organisation optimisée du stockage (références et produits facilement identifiables, étiquetages, etc.) est aussi un gain de manutention et de productivité pour l’entreprise. « En cas d’augmentation des encours de stocks, il faut aussi penser à mettre à jour son assurance pour qu’elle soit en adéquation en cas de sinistre. C’est un point souvent oublié, à tort », conclut Yann Ollivier.
