Le FEC, une obligation qui peut se transformer en opportunité pour les PME. L’analyse de ce fichier permet de recueillir des informations utiles pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise.
Depuis 2014, la majorité des entreprises doivent présenter leur fichier des écritures comptables (FEC), en cas de contrôle fiscal. La plupart d’entre elles sont aujourd’hui organisées pour répondre à cette obligation et produire un FEC, à partir de leurs logiciels ou en déléguant cette tâche à leur cabinet d’expertise comptable. Mais, s’il importe de vérifier sa capacité à générer ce fichier, les PME ont aussi intérêt à l’analyser.
Vérifier que le FEC respecte les normes
Il s’agit d’abord de vérifier sa conformité. Le FEC doit en effet respecter un ensemble de normes techniques portant tant sur le format du fichier lui-même, que sur celui des chiffres ou des catégories d’informations qui doivent y figurer.
« Avec certains logiciels, il peut y avoir des problèmes, notamment au niveau des dates de saisie et d’écriture », souligne Frédéric Abenaqui, expert-comptable chez FAACE, membre du groupement France Défi. Or, les sanctions prévues en cas de présentation d’un FEC non conforme sont les mêmes que celles en cas de défaut de présentation du FEC : une amende de 5000 € ou une majoration de redressement. Pour l’éviter, mieux vaut donc tester son FEC, en utilisant par exemple l’outil proposé par l’administration fiscale : Test Compta Demat.
Anticiper les questions de l’administration fiscale
Analyser son FEC peut aussi servir à préparer un contrôle fiscal.
« Il est possible de le soumettre à une série de tests qui vont alerter l’entreprise sur un certain nombre de points à risque. Elle peut ainsi identifier les éventuelles anomalies et risques de redressement et pour chaque point, préparer les corrections ou les justifications nécessaires », explique Olivier Brengues, cofondateur de MasterFEC, une solution d’analyse du FEC.
L’analyse du FEC peut déceler par exemple des dates de saisie susceptibles d’attirer l’attention des services fiscaux (un jour férié) ou des erreurs dans le traitement de la TVA. Les données du fichier doivent aussi permettre de reconstituer une liasse fiscale et l’on peut ainsi s’assurer que celle-ci est conforme aux déclarations de l’entreprise.
Voir aussi la vidéo sur « Sécurisez l’entreprise au plan fiscal : le FEC »
Identifier les anomalies récurrentes et récupérer des montants perdus
En explorant le FEC grâce à des outils d’analyse de données, il est possible de tirer de nombreuses informations.
L’analyse peut aussi être faite pour le dirigeant de l’entreprise, dans une optique de contrôle interne
Cela peut ainsi servir à vérifier le bon fonctionnement de ses processus de saisie comptable ou au contraire à identifier des anomalies récurrentes pour les éliminer.
Grâce aux erreurs qu’elle peut mettre en évidence, l’analyse du FEC est aussi une manière de retrouver certains montants perdus par l’entreprise en identifiant des opérations pour lesquelles de la TVA déductible n’a pas été déduite ou des factures ayant été payées à deux reprises ou encore payées à un mauvais fournisseur. « L’automatisation de la comptabilité entraîne des risques. Au moment de la numérisation d’une facture fournisseur, la ligne de TVA peut être mal lue et donc ne pas être comptabilisée comme de la TVA déductible. Nous avons vu le cas extrême d’une TPE pour laquelle le montant ainsi perdu représentait plus de 10 % de son résultat net », illustre Olivier Brengues.
Au-delà de l’outil proposé par l’administration fiscale, qui ne teste que la conformité technique du FEC, il peut donc être profitable de mener une analyse plus poussée du FEC, en faisant appel à son expert-comptable ou en utilisant l’une des solutions disponibles sur le marché comme MasterFEC, Supervizor ou Qualifec.
