La BDES est le principal support de l’information des membres du CSE et des délégués syndicaux. Son élaboration est une obligation pour les employeurs d’au moins 50 salariés.
Document regroupant l’ensemble des informations relatives aux orientations économiques et sociales de l’entreprise, la base de données économiques et sociales, ou BDES, doit être élaborée et mise à disposition du comité social et économique (CSE) ou des délégués syndicaux dans toutes les entreprises d’au moins 50 salariés. « Sa finalité est de permettre une meilleure information du CSE et donc un meilleur dialogue social au sein des entreprises », précise Laurence Nelc Defrance, responsable du pôle juridique social chez Yzico, membre du groupement France Défi.
Son format est libre sauf pour les entreprises de plus de 300 salariés, pour lesquelles le classeur papier est interdit. « Pour les autres, rien n’est imposé dans les textes, on peut encore trouver des BDES sous forme de classeur papier, ou avoir des tableurs ou encore des fichiers partagés. Il existe également des solutions web dédiées pour la BDES, énumère la spécialiste. La seule alerte concernant le choix de la forme est de respecter le règlement général sur la protection des données ».
De nombreuses thématiques traitées dans la BDES
Le contenu de la BDES est en revanche plus contraint. La loi fixe un ensemble de thématiques qui doivent être traitées dans le document, et le niveau de détails attendu est plus élevé pour les entreprises comptant au moins 300 salariés. Il est cependant possible de négocier sur les modalités de fonctionnement de cet outil et un accord d’entreprise peut donc en préciser le contenu et l’architecture.
Plusieurs sujets restent néanmoins incontournables. La BDES doit ainsi comporter des informations concernant l’investissement social (les effectifs, la formation professionnelle par exemple) et l’investissement matériel et immatériel de l’entreprise. L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes est également un thème imposé. Des informations sont aussi demandées concernant les fonds propres de l’entreprise, son endettement ou les rémunérations des salariés et des dirigeants. Les activités sociales et culturelles sont aussi à aborder, comme la rémunération des financeurs et les flux financiers à destination de l’entreprise.
Les questions environnementales ajoutées
Promulguée cet été, la loi Climat et résilience prévoit que la BDES, rebaptisée Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), comporte désormais également des informations sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise. Des décrets en attente de publication devront préciser les contenus attendus sur ce sujet.
« Sauf si on a négocié un accord différent, les informations doivent porter sur l’année en cours et les deux précédentes. La BDES doit aussi fournir une vision sur les trois prochains exercices », complète Laurence Nelc Defrance.
L’entreprise a donc tout intérêt à négocier un accord pour adapter au mieux le contenu de la BDES à sa situation et au besoin d’informations des délégués syndicaux ou du CSE
L’élaboration du document, souvent confiée aux services des ressources humaines, et sa mise à jour régulière, notamment avant les consultations obligatoires du CSE, sont des obligations de l’employeur. « La BDES doit être accessible et consultable en permanence aux membres du CSE et aux délégués syndicaux », rappelle la responsable du pôle juridique social d’Yzico.
À défaut, ou faute de mise à jour régulière, l’employeur qui se rend ainsi coupable d’un délit d’entrave, est passible d’une amende de 7500 € pour les personnes physiques et 37 500 € pour une personne morale.
