À compter du 1er janvier 2018, tous les commerçants et professionnels assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ont l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse, soit un système de caisse ou un logiciel de comptabilité sécurisé. Cette mesure intervient dans le cadre de la lutte contre la fraude, notamment à la TVA.
Les contribuables doivent pouvoir justifier des conditions de sécurisation, soit par un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration.
Logiciels de caisse : les conditions à respecter
Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse doivent respecter les conditions suivantes.
• Condition d’inaltérabilité : le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements, les conserver et les rendre inaltérables.
• Condition de sécurisation : le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises. Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine.
• Condition de conservation : le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile). De plus, les systèmes de caisse doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle.
• Condition d’archivage : le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d’archivage doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées.
La justification du respect des conditions
Pour justifier le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, l’entreprise doit produire :
• soit un certificat délivré par un organisme accrédité ;
• soit une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné selon le modèle communiqué par l’administration fiscale (Lettre modèle d’attestation).
Le contrôle de l’administration fiscale
L’administration fiscale dispose d’un droit de contrôle inopiné lui permettant d’intervenir dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la TVA pour vérifier que celle-ci détient l’attestation ou le certificat justifiant le respect des conditions requises pour chaque logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse qu’elle possède.
Le manquement à ces obligations est constaté dans un procès-verbal dressé à l’issue du contrôle et sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné.
Toutefois, si l’assujetti fournit l’attestation ou le certificat dans un délai de 30 jours, l’amende n’est pas appliquée.
