Entretien, taxe sur les véhicules de société, responsabilité en cas d’infraction… la mise à disposition d’un véhicule de société à ses salariés impose au dirigeant un certain nombre d’obligations.
Le véhicule de société – appelé aussi « véhicule de service » – ne peut être utilisé que pour les seuls déplacements professionnels. « C’est un outil professionnel stricto sensu », confirme Violaine Savant-Ros, expert-comptable au sein du cabinet ACG, membre du groupement France Défi. Il est sur ce point à distinguer du véhicule de fonction qui, lui, « est un élément de la rémunération et à ce titre soumis à des charges sociales sur la part représentative de l’utilisation personnelle.» En cas de contrôle Urssaf, l’employeur doit pouvoir apporter la preuve de l’utilisation faite du véhicule.
Il est conseillé de mettre en place une charte ou une note de service, co-signée par l’employeur et les salariés pour en cadrer l’usage
Deux taxes annuelles
Que le véhicule soit de fonction ou de société, le dirigeant a l’obligation de s’acquitter de la taxe annuelle sur les émissions de CO2 et de celle sur les émissions de polluants atmosphériques qui remplacent la taxe annuelle sur les véhicules de société depuis le 1er janvier une taxe « qui ne s’applique pas aux entreprises unipersonnelles, type EIRL, entreprise individuelle ou microentreprise », précise l’expert-comptable. Sont concernés les véhicules particuliers (« VP » sur la carte grise) et de tourisme, ainsi que certains véhicules à usage multiples (catégorie N1), type camionnette équipée de banquettes pour le transport de passagers. Depuis le 1er janvier 2019, les pick-up d’au moins 5 places entrent également dans le champ de la TVS. Les véhicules utilitaires, sans banquette arrière ni point d’ancrage pour en fixer, en sont exemptés.
La taxe annuelle sur les émissions de CO2 dépend d’un barème éco- logique déterminé en fonction du taux d’émission de CO2 (véhicules utilisés depuis 2006) ou de la puissance fiscale (avant 2006). Le barème diffère désormais en fonction du protocole d’immatriculation du véhicule (WLTP ou NEDC). La taxe est annuelle et non plus calculée par trimestre. Si l’entreprise le souhaite, elle peut s’appuyer sur le nombre de jours exacts d’utilisation du véhicule. Le forfait trimestriel reste une option jusqu’au 1er janvier 2023. La taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques correspond à la deuxième composante de la TVS. Elle s’applique en fonction du carburant du véhicule et de son année de première immatriculation. Les exonérations sont identiques pour les deux taxes : les véhicules électriques et hybrides (avec des émissions de dioxyde de carbone inférieures à 60 g/km), ainsi que les voitures combinant électricité et E85, les voitures fonctionnant au GPL et au GNC et les véhicules pouvant accueillir une personne en fauteuil roulant.
Une obligation d’entretien et d’assurance
Assurance, carburant, entretien, réparations… les frais du véhicule sont à la charge de l’employeur. En cas d’accident dû à un mauvais entretien, il peut être tenu responsable. En échange, les salariés doivent veiller à prendre soin du véhicule. Il est recommandé de rappeler dans la charte les opérations qui incombent au salarié (contrôle des niveaux, pression des pneus, nettoyage et entretien de l’habitacle…) et les procédures à respecter (dépôt du véhicule au garage, contact du gestionnaire de flotte…).
Véhicule de société: que se passe-t-il en cas d’infraction ?
Depuis 2017, en cas d’infraction routière, la loi oblige l’employeur à désigner le salarié fautif, qui devra régler l’amende et se voir éventuellement retirer des points sur son permis. Si l’employeur refuse de communiquer les coordonnées de son salarié dans un délai de 45 jours, il s’expose à une amende de catégorie 4, particulièrement salée : 3750 euros pour l’entreprise et 750 en tant que représentant légal. « Ça peut peser lourd pour une PME », note Violaine Savant-Ros .
