S’équiper de véhicules de société ou rembourser les frais des salariés utilisant leur propre voiture… le choix le plus pertinent est surtout fonction du nombre de kilomètres parcourus.
Certains métiers impliquent des déplacements en voiture plus ou moins réguliers. Deux options sont alors envisageables pour l’entreprise : mettre des véhicules de société à disposition de ses salariés, ou leur demander d’utiliser leur véhicule personnel et les indemniser. De prime abord, il n’est pas forcément évident de trancher. Une analyse des besoins de déplacement et des avantages et inconvénients de chaque solution s’impose.
« L’acquisition d’un véhicule de société a un certain coût. Il faut donc qu’elle réponde à un réel besoin, avec en face, un profil utilisateur du salarié qui nécessite des déplacements assez fréquents et nombreux », estime Maryline Cedoz, expert-comptable au sein du groupe MG, membre de France Défi.
Outre sa pertinence par rapport au besoin de déplacement, ce choix peut aussi se motiver par la volonté de travailler l’image de l’entreprise à travers le choix du véhicule utilisé par les collaborateurs, lorsqu’ils se rendent par exemple chez les clients. « Ce peut aussi être une forme de gratification pour les salariés auxquels on accorde un avantage en les dotant d’une voiture de fonction », souligne également Béatrice Manni, manageur chez MG.
Véhicules de société : des dépenses directes et indirectes
S’il y a donc plusieurs raisons de souhaiter acheter ou louer des véhicules de société, il importe pour l’entreprise de bien mesurer le budget que cela représente. Il y a bien sûr, en premier lieu, le coût d’acquisition ou les loyers de location du véhicule à prendre en compte. « S’il s’agit d’un utilitaire, l’investissement est pleinement déductible pour l’entreprise. En revanche, s’il s’agit d’un véhicule dit de tourisme, avec des places à l’arrière, la déduction de l’amortissement est plafonnée », précise Maryline Cedoz. La fraction du prix d’acquisition dépassant certains seuils – allant de 9900 € à 30 000 € selon le taux d’émission de CO2 du véhicule – n’est ainsi pas déductible.
À ce coût s’ajoutent également les frais d’assurance et d’entretien de la voiture, qui eux sont déductibles, et la taxe sur les véhicules de société (TVS), calculée en fonction de l’impact écologique du véhicule. « Cette taxe n’est pas déductible du résultat imposable », souligne l’expert-comptable. Il faut également tenir compte de la problématique de la TVA. Elle n’est récupérable ni sur l’acquisition, ni sur les frais relatifs aux véhicules de tourisme, avec cependant une exception pour les frais de carburant où la TVA est déductible à 80 %.
Enfin, si le véhicule constitue un véhicule de fonction, dont le salarié peut aussi se servir pour ses déplacements personnels, cette utilisation privée est considérée comme un avantage en nature, qui donne lieu au versement de cotisations sociales par l’entreprise.
Le budget à prévoir pour un véhicule d’entreprise est donc conséquent. « Pour que ce soit pertinent économiquement, il faut qu’il y ait beaucoup de kilomètres parcourus », résume Maryline Cedoz. Lorsque les déplacements sont peu nombreux, l’entreprise préférera généralement demander à son salarié d’utiliser sa propre voiture et lui rembourser ses frais de déplacements via des indemnités kilométriques.
Contrôler les informations liées aux déplacements
Ces remboursements sont exonérés de cotisations et contributions sociales dans la mesure où ils respectent le barème fixé chaque année par l’Urssaf. « Ce barème est fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus », détaille l’expert-comptable. Ce fonctionnement suppose que les salariés concernés suivent leurs déplacements.
Pour faire leur demande de remboursement, ils doivent faire le décompte des frais engagés et pouvoir justifier des déplacements effectués, de leur date, du motif
De son côté, l’entreprise doit s’organiser pour pouvoir contrôler ces informations. « Si vous avez deux personnes qui font quelques kilomètres, ce n’est pas très compliqué, en revanche si vous avez 15 salariés en permanence sur la route, vous choisirez probablement d’acquérir des véhicules de société. Parfois, lorsque plusieurs salariés font quelques déplacements, l’entreprise peut aussi investir dans un véhicule qui sera mis à leur disposition à tour de rôle avec un planning », expose Maryline Cedoz. Le choix est dont à faire au cas par cas, selon les besoins de l’entreprise, les possibilités d’organisation et le coût de chacune des solutions.
